合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型新征程

在数字化浪潮的汹涌推动下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与痛点。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间且枯燥繁复所困扰；业务人员也抱怨报销纸质票据流程繁琐。而且，纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案的解决方案应运而生。

合思档案多元方案破局

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理。在合规政策研究的基础上，它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案能大幅提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。

合思档案功能全景揭秘

合思档案的功能模块丰富多样，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

内部产生的会计资料涵盖记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等；外部系统涉及核算系统（费控系统含OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备等，资金系统含OA系统、CRM、SRM等）；业务层包含银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能，如智能采集（外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等）、预归档服务（归档方案有自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、账套管理等）、档案服务（身份调查、全文检索等）、统计分析（进销项统计、资金统计等）、应用层（辅助审计、证据方案库等）。

在数据采集方面，支持多源采集。包括接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；还支持手动采集自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

合思档案核心亮点闪耀

大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高档案管理效率、释放档案数据价值。在合规政策研究的指导下，确保数据处理的合规性。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案企业价值突显

合思档案能为企业带来显著的降本增效。在合规政策研究的支持下，它能让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

通过资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型场景应用

共享调阅场景能满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

实物备查场景在“纸电混合”阶段发挥着重要作用。基于会计档案原文件保管要求，档案系统需要在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

档案管理权限场景支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，实现精准管控。

档案应用场景中，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；支持外部系统调阅，支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件；可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化；提供档案借阅服务，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

合思档案成功案例实证

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，数据指标显示凭证总量、单据总量可观，数据加载和关联匹配时间短，凭证与单据、单据与单据关联次数多。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策的成效，如提升整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。如打破数据孤岛，实现业财一体双向穿透，一站式查阅便捷高效，降低财务管控风险，还在成本效益方面有显著提升，预估节省总体成本30W +/年，提高合规性管理，减少档案匹配和查询耗时。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间且有损坏风险、整理复杂易出错、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，取得了以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效的成效。

合思档案市场定位独特

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。在合规政策研究的保障下，它是符合国家政策要求的档案系统，进行电子会计档案合规性管理。同时，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案拥有多项认证和荣誉，如通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务支持。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 +电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在其中发挥重要作用。合思档案的成功案例表明其能够有效解决企业档案管理的各种问题，带来显著的效益提升，企业选择合思档案将是明智之举。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思，免费试用开启高效档案管理之旅。