在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于高效财务管理和差旅内容管理的需求愈发迫切。一家世界500强旗下的教育服务品牌，通过与合思的合作，在财务管理和差旅内容管理方面取得了令人瞩目的成效。该企业年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案成功实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心构建起多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。档案的多维度穿透查询功能，让查找资料变得轻而易举，且以电子借阅为主的方式简便高效。同时，通过试点改造，企业实现财务数据自动化率91%以上，在业务规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，更是大幅节约了物理存储空间和维护成本。这些显著成效，无疑为企业在差旅内容管理等方面的发展注入了强大动力，也吸引着众多企业探寻其中的奥秘。
客户背景与挑战：差旅内容管理困境待解
这家教育服务品牌企业，业务版图不断拓展，差旅活动日益频繁，差旅内容管理的重要性愈发凸显。然而，企业面临着诸多棘手问题。
企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛。数据无法互通，结构化数据提取困难重重。在差旅费用报销环节，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，不仅浪费了大量纸张，还增加了人力成本。
实物存档占据了大量物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。在差旅相关的文件、票据等存档方面，这种问题尤为突出。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量时间和精力。这对于差旅内容管理中涉及的各类票据和文件整理来说，无疑是一项巨大的挑战。
实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，多人借阅难以实现，导致档案资产利用率极低。在差旅过程中，相关人员需要查阅过往差旅记录和费用明细时，往往困难重重。
解决方案概述：合思打造差旅内容管理新蓝图
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，同时也为差旅内容管理带来了全新的变革。
档案数据来源广泛，涵盖电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及其他相关系统，还有实物档案等。自动封装接口多达40种 + ，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可0成本介入，确保档案应收尽收。这对于差旅内容管理中的各类数据收集，如差旅申请、费用报销记录等，提供了强大的支持。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传。无论是差旅过程中产生的电子票据，还是纸质文件，都能轻松实现数据传输。
自动归档功能十分完善，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节。在差旅内容管理方面，能够对差旅相关的各类文件和数据进行有序归档，方便后续查询和使用。
会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。这使得差旅内容管理中的费用报销凭证、行程订单等都能得到妥善管理。
成效与成果：差旅内容管理焕发生机
合思的方案实施后，企业在差旅内容管理等方面取得了显著成效。
加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。年均大量的会计凭证和银行回单实现线上单套制管理，形成的多向、网状管理结构让差旅内容管理流程更加简化，工作效率大幅提高。档案的多维度穿透查询功能，让差旅相关的各类数据查找变得轻松快捷，电子借阅方式也极大地提升了使用效率。
通过财政部电子凭证试点，企业成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到91%以上，在业务规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅提升。这也为差旅内容管理的高效运作提供了坚实的财务支持。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业在差旅内容管理中涉及的大量文件和数据，不再需要占用大量的物理空间进行存储，降低了管理成本。
企业财务作业自动化率达91.6%，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。这表明合思在提升企业整体管理效率方面发挥了重要作用，也为差旅内容管理的自动化和智能化提供了有力保障。
客户反馈：差旅内容管理获认可
企业财务相关负责人表示，对合思的方案非常认可，并且有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这不仅体现了对合思方案的高度认可，也反映出在差旅内容管理等方面，企业对合思方案能够持续带来效益提升的信心。这种认可和信心，将进一步推动双方在差旅内容管理等领域的深入合作。
未来合作与展望：差旅内容管理新征程
随着企业的不断发展，差旅活动将更加频繁，差旅内容管理的需求也将不断升级。合思将持续为该企业提供定制化的服务和产品升级，进一步提升企业的财务管理效率和数字化水平。双方有望在差旅内容管理的更多领域开展深入合作，如优化差旅审批流程、加强差旅预算控制等，共同推动企业的数字化转型和可持续发展。通过不断创新和完善差旅内容管理方案，为企业创造更大的价值。
如果您的企业也面临着类似的财务管理和差旅内容管理挑战，不妨选择合思。合思拥有专业的团队、先进的技术和丰富的经验，能够为您提供全方位的解决方案，帮助您实现财务数字化转型，提升企业的竞争力和管理效能。欢迎拨打400 – 105 – 6505联系我们，或访问www.hosecloud.com了解更多详情。现在点击免费试用，开启差旅内容管理的全新体验！
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