在数字经济蓬勃发展的当下，数字化转型已成为企业发展的必由之路。习近平总书记在党的二十大报告中着重强调要加快建设数字中国，加速发展数字经济，推动经济社会发展朝着绿色化、低碳化迈进。数电票试点的推行以及电子凭证会计数据标准的发布，无疑宣告了会计管理模式正经历全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化有着诸多显著优势。它能够优化业务流程，让传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境成为历史。同时，还能有效降低单位的运行成本，减少社会资源的消耗，真正实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的持续深入，电子凭证全面数字化应用也遭遇了重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一条条数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业解决财务数字化难题，挖掘更多的净利润。接下来，我们通过一个实际案例，深入了解合思在文档数字化管理方面的卓越表现。
经典零食品牌的财务困局
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。其管理流程横跨多个系统，显得繁杂且低效。在文档数字化管理方面，该品牌面临着诸多财务挑战与痛点。
差旅管理是企业运营中的一个重要环节，但该品牌的差旅平台对账方案缺乏灵活性。由于核算精细化管理要求高，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后进行人工记账。这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务人员的价值，不利于文档数字化管理的推进。
在差旅管控上，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，这在一定程度上影响了企业的经济效益，也对文档数字化管理提出了更高的要求。
另外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还会造成高额的人力物力浪费。这使得企业在文档数字化管理方面的需求愈发迫切。
合思定制化解决方案破局
面对该品牌的财务困境，合思为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，在文档数字化管理方面发挥了重要作用。
在员工消费环节，从差旅申请、业务审批，到合思商城订购、TMC订购，以及后续的对账单处理，都有一套清晰的流程。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了工作效率。合思商城还具备同屏比价功能，能够统一开票，实现自动拆分对账和记账去人工化，为文档数字化管理提供了有力支持。
在财务核算、记账环节，合思设立了对账结算中心。线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同的业务需求，确保了财务数据的准确记录，有利于文档数字化管理的实施。
在档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销，可实现共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节为L3级无需报销，需录入发票等档案。合思档案能够多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，实现了文档数字化管理的高效运作。
显著成果见证实力
合思的解决方案为该品牌带来了显著的成果，在文档数字化管理方面取得了重大突破。
通过优化差旅管理，该企业年度节约了200万+的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
合思的解决方案还实现了业财有机连接，电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了文档数字化管理的准确性和安全性。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。智能关联实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思优势与行业展望
合思通过其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了全面的财务数智化解决方案，在文档数字化管理方面具有显著优势。它帮助企业解决了电子凭证数字化转型过程中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。随着数电票和智能化时代的到来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路的智能化无需报销。文档数字化管理也将成为企业财务管理的核心竞争力之一。
合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，与客户共同推动行业的进步和发展。诚邀各企业积极与合思合作，抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现企业的可持续发展和绿色化运营。如果您想体验合思在文档数字化管理方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化升级之旅。
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