在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。
与此同时，纸质档案管理也存在诸多弊端。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，企业纸质档案管理成本高，像COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本达53323元/年，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
在此背景下，合思推出的电子会计档案管理系统——合思档案，无疑是企业解决财务档案管理难题的一剂良方。
智慧方案破难题
合思档案是一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理系统，为企业提供“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业实现财务数智化服务。
该系统通过开放式接口互联、自主采集，实现大文件自动切割、数电票自动化解析。智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案可实现自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。它提供在线平台让员工可以方便地提交申请并进行审批流程，集成财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。
此外，合思档案能够采集、验签、解析、校验电子凭证，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。实现文件传输，包括外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等。支持邮件短信处理，如对公、对私、付款单等。进行系统直联，如回单位签、解折XBRL、财务报告等。同步原始凭证信息至档案服务。
核心亮点显优势
合思档案具有众多核心功能亮点，突出其独特优势。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等；预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理，档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，辅助审计、项目管理、统计分析等。
该平台可实现数据共享，一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。
合思档案支持多系统连接，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，低开发成本。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。
其具备多维检索条件，可快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览。支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。
显著收益助发展
使用合思档案，企业能获得多方面的显著收益。
实现降本增效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
提高工作效率。云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，业财融合提升80%，财务提效90%。高新兴科技集团归档效率提升90%。
保障合规性。合思档案可保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。
优化业务流程。海亮教育科技服务集团通过合思档案实现档案数据自动化率达到99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源。中文传媒通过电子凭证数字化标准落地，实现企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求。
多元场景展风采
合思档案在不同行业有着广泛的应用场景。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司利用合思档案解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，实现财务档案的高效管理。
餐饮行业，COMMUNE幻师和云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现无纸化管理，降低成本，提高报销效率，提升业财融合水平。
家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现多系统数据互联，统一存储档案数据，完整业务证据链，数据共享查阅，银行回单无纸化，减少档案匹配和查询耗时，节省成本，保障档案合规性。
数字阅读和知识服务行业，帆书借助合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据，提高财务结账效率，实现业财一体化和无纸化目标。
成功案例铸口碑
众多客户使用合思档案取得了显著的成功。
高新兴科技集团作为智慧城市物联网产品与服务提供商，通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，年节约成本30万 +。
中文传媒作为大型出版传媒公司，通过合思档案实现电子凭证采集、验签、解析、校验等全流程管理，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年，实现数字化转型和低碳可持续发展。
杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现工程文件和财务文件全过程系统化、电子化管理，档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年，实现可持续发展战略。
海亮教育科技服务集团作为教育服务品牌，通过合思档案解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
在当前经济环境下，企业迫切需要提升财务管理的效率和质量。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想开启财务数智化转型之旅，不妨选择合思电子会计档案管理系统。现在点击免费试用，亲身感受合思档案为企业带来的变革与提升！联系方式：电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，也可通过二维码扫描了解合思档案和更多案例。未来财务用合思，让有限更有效。
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