出差管理流程优化：合思助力企业降本增效

在商业竞争日益激烈的今天，企业的高效运营显得尤为重要。特别是对于一些业务广泛、规模较大的企业来说，出差管理流程优化更是提升整体运营效率、降低成本的关键环节。接下来，我们将通过几个典型客户案例，深入了解合思在出差管理流程优化方面的卓越解决方案。

客户画像：困境中的探索者

某国民经典零食品牌，畅销30余年，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。其日均处理3500 + 订单，内部多系统并行。

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张，全业务数据均需打印成本。

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通。

这些企业在各自领域都有着显著的成就，但在业务发展过程中，也面临着诸多挑战，尤其是出差管理流程方面，亟待优化。

问题剖析：出差管理的重重困境

• 零食品牌的管理乱局
  国民经典零食品牌有着复杂的供应链和多样的销售渠道，管理流程横跨多个系统，既繁杂又低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求高，财务人员不得不借助Excel进行二次整理，人工记账难以释放财务价值。

事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。

• 企业的报销难题
  某企业主营业务建设覆盖面广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理的3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值复核工作，不仅容易出错，效率也极低。

内部多系统并行，数据无法互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题，实现精细化经营。过度依赖自研系统，仅将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等“硬伤”。

• 阅读品牌的数据困境
  知名头部数字阅读品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。

每个财务月均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

• 教育品牌的档案烦恼
  世界500强旗下教育服务品牌的企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。

实物存档占用较多物理空间，需要专人管理，成本高，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

方案呈现：合思的精准施策

• 零食品牌的一站式方案
  为国民经典零食品牌提供合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等流程完成，财务核算、记账则通过对账结算中心实现。线上可统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下也能统一开票、线下结算、手工记账。

在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

• 企业的高效报销体验
  为某企业提供合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

• 阅读品牌的业财建设助力
  为知名头部数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性审计通过，符合上市要求。同时提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。

• 教育品牌的档案管理革新
  为世界500强旗下教育服务品牌提供合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过接口传输，实现自动归档。该方案涵盖的会计类档案管理范围广泛，拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝对接。

实施步骤：有条不紊的推进

• 零食品牌的消费与档案管理
  国民经典零食品牌的员工通过合思商城进行差旅消费，合思商城对账单、TMC对账单用于财务核算、记账。在档案管理方面，合思环节按L4级无需报销标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节按L3级无需报销录入发票等档案。

• 企业的系统升级之路
  某企业签约合思后，利用合思系统实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，打造“快、简、省”报销新体验。

• 阅读品牌的财务提升之旅
  知名头部数字阅读品牌借助合思解决方案，在财务准确性和及时性方面进行提升，实现业财平台建设。

• 教育品牌的档案电子化进程
  世界500强旗下教育服务品牌通过自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，以0开发成本介入，实现档案应收尽收。通过接口传输、自动归档等步骤完成电子化会计档案管理。

成果展示：显著的效益提升

• 零食品牌的降本增效
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%，实现了业财有机连接。电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现线上线下一体化管理。标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。实现智能关联，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。

• 企业的协同与管控升级
  某企业“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%，真正实现了企业降本增效。员工因公消费实现同屏比价，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

• 阅读品牌的全方位改善
  知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率，通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。

在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。

在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。

在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

• 教育品牌的管理效能飞跃
  世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

客户评价：真实的认可

某企业签约「合思」一拍即合、专业度高。与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率。

世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这充分说明了对合思解决方案的认可和效果的肯定。

行动号召：开启转型之旅

出差管理流程优化对于企业的发展至关重要。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等20多项主要功能。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。

合思不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。

若您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网站www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、小助手二维码，了解更多合思的解决方案，开启企业财务数字化转型之旅。现在点击免费试用，亲身体验合思为您带来的出差管理流程优化解决方案！