档案管理最佳实践：合思档案助力企业财务数字化转型

在纸电混合时代，企业的财务档案管理面临着诸多难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅占地空间大，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员每日要处理海量的档案数据，手动匹配核对的工作枯燥又繁琐。业务人员在报销纸质票据时，流程漫长且耗时。

传统档案管理存在着高昂的显性成本，比如纸质凭证输出的耗材费用惊人，存储空间的需求也极为庞大。同时，隐形成本同样不容小觑，手工装册归档的工作量大得惊人，查询调阅数据时也难以有效利用。更令人担忧的是，传统档案管理还伴随着高合规风险，电子会计凭证的管理手段明显不足，纸质档案又容易损坏。

到2025年，数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新的挑战。数电票的管理要求特殊，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业的全面数字化进程。

而合思档案产品的出现，正是解决这些问题的最佳方案，是档案管理最佳实践的代表。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一款领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。

合思档案基于广泛连接的生态，为客户提供全方位的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。合思档案不断致力于云产品服务的创新，运用先进的数字科技和前瞻的理念，服务未来财务人，构建敏捷的财务收支管理平台，助力企业实现业财融合。

合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，有效解决企业内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张和整理成本，大幅提升检索效率，保障管理的合规性，是档案管理最佳实践的典范。

使命愿景：驱动企业财务数字化转型

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它与企业携手共进，碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。

合思档案始终秉承以客户为中心的服务理念，认真聆听用户需求，并据此进行产品迭代。它让企业充分享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用。其目标是助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战，深入挖掘财务档案数据价值，实现企业效益的最大化。

合思档案致力于为企业提供符合国家政策要求的档案系统，补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，实现企业的全面数字化，是档案管理最佳实践的践行者。

全生命周期管理：功能模块的强大保障

合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖了从档案采集到利用的全生命周期管理，是档案管理最佳实践的有力支撑。

其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

合思档案提供电子会计档案全生命周期管理，具体包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。在智能采集方面，外部生态可通过规则引擎等方式，内部可通过EAI插件等进行采集。预归档服务包括自动归档、业务检测等功能。基础管理涵盖档号管理、账套管理等内容。档案服务提供身份调查、全文检索等服务。统计分析则包括进销项统计、资金统计等。应用层包括辅助审计、证据方案库等。

此外，合思档案具备多源采集功能，支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。它能采集多渠道、多系统、多类型的会计资料，满足企业多样化的需求。同时，它还拥有智能制档功能，通过规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的凭证等核心会计凭证自动关联匹配及组装，还可进行字段映射，方便查阅。

功能亮点：创新解决方案引领潮流

合思档案具有众多功能亮点与创新，是档案管理最佳实践的创新典范。

它提供领先的单套制解决方案，便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。实现了业务及管理流程的电轨运行，档案数据之间建立了完整的勾稽关系，纸质原文件混序归档，大大提高了效率，确保会计档案应收尽收且合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录扩展档案管理范围，实现不同档案类型的全流程扩展管理。

证据链完整性解决方案从财务视角检测档案证据链的完整性，通过可视化规则引擎进行档案关联规则的梳理、组装和检测，保障财务合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持多渠道、多方式查询，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

优势凸显：对比传统管理脱颖而出

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势，是档案管理最佳实践的突出代表。

它能够显著降本增效，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，让企业彻底告别传统手工归档，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使数据“活起来”，真正实现了数据价值。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，满足相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求，确保企业档案管理合规。

它还具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配减少了人工介入；具备灵活承接、持续迭代的能力，可应对数电票等变化。

目标用户：满足多元场景需求

合思档案适用于不同类型的用户，满足他们在不同场景下的需求，是档案管理最佳实践的多元应用。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计人员借助合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。

合思档案适用于不同规模和行业的企业，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，可满足企业在数电票管理、纸电混合档案管理等不同场景下的需求。

成功案例：见证产品卓越成效

众多成功案例证明了合思档案的实际效果和客户认可度，是档案管理最佳实践的真实写照。

海亮教育使用合思档案后，所服务单位从15家增长到298家，作业人员仅从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，凭证自动化率达到91.6%，向财务无纸化迈出了坚实的步伐。

徐福记多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量达2.6亿，合思档案上线后实现了全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大幅提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予了肯定。

某企业年单据量2.6亿，采用合思档案后实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，档案管理电子化、信息化，借阅管理规范化，企业成本明显降低。

综上所述，合思档案凭借其先进的功能、创新的解决方案和显著的优势，能够有效解决企业财务档案管理的难题，是档案管理最佳实践的完美呈现。它能帮助企业应对传统档案管理的痛点和数电票时代的挑战，实现财务档案管理的合规、高效、数字化。众多成功案例和客户的高度评价证明了合思档案的可靠性和实用性，是企业实现财务数字化转型的理想选择。

合思在北京、上海等多地设有服务点，提供电话400 – 105 – 6505咨询，还可通过网站www.hosecloud.com了解更多信息。无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将助力企业在数字化浪潮中抢占先机，提升竞争力。现在就点击免费试用，开启数字化档案管理之旅，体验档案管理最佳实践带来的全新变革！