在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板成功上市，成为行业的标杆。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大领域，产品更是在众多国家重点建设项目中发挥着重要作用。2022年3月，动力源凭借卓越的创新能力和专业实力，入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然踏上了漫长的系统自研之路。他们先后自主搭建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。但随着时间的推移，问题逐渐显现出来。整体流程变得复杂繁琐，系统之间的壁垒日益增高，与最初的预期差距较大。在这种情况下，动力源迫切需要一种高效的解决方案来优化出差管理流程优化，提升财务数字化水平。
痛点剖析：传统管理模式的困局
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多系统操作之殇
在动力源的传统管理模式下，员工在处理申请单时，需要在各个系统之间频繁切换提交。这种多系统操作的方式，不仅让员工的操作体验极差，还增加了出错的概率。而对于财务人员来说，报销数据需要手工录入系统，发票的验真、查重也只能通过手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量的时间和精力，严重影响了工作效率。出差管理流程优化迫在眉睫。 -
系统割裂的弊端
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和决策。系统的割裂和数据的分散，让企业的管理陷入了信息滞后的困境，出差管理流程优化成为解决问题的关键。 -
业务复杂之难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的业务模式，给报销管理带来了巨大的挑战，出差管理流程优化势在必行。 -
组织架构之困
随着公司业务的快速发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国。然而，这也导致了管理程度的不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交。业务流程难以统一，出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。组织架构的复杂和流程的繁复，进一步加剧了出差管理的难度，出差管理流程优化成为企业发展的必然需求。
合思方案：开启数字化转型新篇章
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系统集成：打破数据壁垒
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据流转的壁垒，为出差管理流程优化提供了有力的支持。 -
无需报销：提升员工幸福感
合思的“无需报销”模式为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费无需垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅提升了员工的幸福感，还大大提高了报销的效率，是出差管理流程优化的重要举措。 -
系统连接：加速业务处理
合思的系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据也能跨系统同步应用。这加快了业务处理和数据统计的效率，为出差管理流程优化提供了技术保障。
实施之路：携手共进攻克难关
合思团队与动力源紧密合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中，合思项目经理周晓培面临着项目要求高、时间要求紧的巨大压力。但他顶住压力，克服了各种意想不到的困难。为了保证项目进度，他加班加点，任劳任怨。周晓培还通过有效沟通，为动力源提供成功客户实施案例作为参考，恪尽职守地解决遇到的难题，确保了合思费控系统的正常使用，为出差管理流程优化的顺利实施奠定了坚实的基础。
成果展示：数字化转型成效显著
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操作体验革新
多系统集成和数据互通让动力源的操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。出差管理流程优化带来的成效显而易见。 -
员工体验提升
对于员工来说，申请单信息可以自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了数字化转型带来的便利，出差管理流程优化让员工受益良多。 -
财务压力减轻
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力得到了有效降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一，出差管理流程优化为财务工作带来了质的飞跃。 -
管理决策升级
合思的解决方案实现了事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，出差管理流程优化为企业的管理决策提供了有力支持。
客户评价：认可与期待
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和对未来合作的期待，也证明了出差管理流程优化为企业带来的价值。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。现在点击免费试用，开启您的出差管理流程优化之旅，让您的企业在数字化浪潮中脱颖而出。
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