合思档案：破解企业档案管理难题，助力旅行费用报销高效处理

在当今企业运营中，档案管理犹如一座无形的大山，压得企业各层级人员喘不过气来。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且数据缺乏汇总分析难以利用的困境。就拿旅行费用报销来说，大量的纸质票据不仅增加了储存成本，还让数据的有效利用变得遥不可及。

财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时的泥沼。旅行费用报销涉及的票据繁多，他们需要手动逐一匹配、核对确认，每一个环节都枯燥繁复，耗费大量的时间和精力。

业务人员在出差、招待等旅行活动后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。原本就忙碌的工作又增添了一份负担，使得旅行费用报销成为了大家头疼的问题。

此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

而合思档案的出现，正是为了解决这些难题，为企业的旅行费用报销等档案管理工作带来了曙光。

一站式方案 满足多元场景

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，犹如一位全能的管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在旅行费用报销场景中，无论是出差的机票、酒店发票，还是招待客户的餐饮票据，都能实现自动匹配，大大提高了报销效率。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，保障财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。在旅行费用报销方面，这意味着员工无需再为整理和打印大量票据而烦恼，财务人员也能更轻松地进行审核和管理。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。对于旅行费用报销相关的各种档案，如行程安排、费用明细等，都能进行有效的管理和利用。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。在旅行费用报销中，确保每一笔费用都有完整的证据链，避免了合规风险。

核心功能亮点 凸显管理优势

• 多源采集 灵活高效
  多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。在旅行费用报销方面，无论是企业内部的报销系统，还是外部的票务、酒店系统，都能快速集成，自动获取相关数据。

同时，该功能还支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。对于一些特殊的旅行费用报销情况，员工可以手动补录相关信息，确保数据的完整性。

• 智能制档 省时省力
  智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在旅行费用报销中，各种费用凭证能够自动关联匹配，大大节省了财务人员的时间和精力。

还可通过字段映射让查询更便捷。员工和财务人员在查询旅行费用报销记录时，能够快速定位到所需信息，提高了工作效率。

• 专用版式 降本增效
  专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，降低企业档案存储成本。在旅行费用报销方面，大量的电子票据和文件可以以更轻量的格式存储，节省了存储空间。

支持自定义企业专用、个性化版式文件。企业可以根据自身需求定制旅行费用报销的版式文件，提高了报销的规范性和专业性。

• 双模检测 保障合规
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件和业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在旅行费用报销中，确保每一笔费用的真实性和合规性。

业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。对于旅行费用报销，能够检测费用是否符合企业的报销政策，以及与业务活动的关联性。

使用收益显著 实现多方共赢

• 降本增效 节约成本
  合思档案能显著降本增效，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率。在旅行费用报销方面，无需再打印大量的纸质票据，节省了纸张成本；自动匹配和整理功能减少了财务人员的整理工作量，节约了人力成本；快速检索功能让员工和财务人员能够更快地找到所需的报销记录，提升了工作效率。

• 全链拉通 补足短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在旅行费用报销中，实现了业务、财务、税务等环节的无缝对接，提高了企业的整体运营效率。

• 数据活化 支持决策
  让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持。通过对旅行费用报销数据的分析，企业可以了解员工的出差和招待情况，优化费用预算和管理策略。

• 资源重组 提升效益
  资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在旅行费用报销方面，各个环节的数据能够实现共享和协同，提高了企业的管理水平和效益。

典型应用场景 展现广泛适用性

• 高管决策数智化
  企业高管可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在旅行费用报销方面，高管可以通过数据分析了解企业的差旅费用支出情况，制定合理的预算和政策，为企业的发展提供决策支持。

• 财务工作轻松化
  归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理。在旅行费用报销中，财务人员可以更加轻松地审核和管理报销记录，提高工作质量和效率。

• 审计工作便捷化
  外部审计人员借助合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在旅行费用报销审计中，审计人员可以在线查询和借阅相关档案，提高了审计效率和准确性。

• 数电票管理一体化
  数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在旅行费用报销中，对于数电票的处理更加便捷和高效，确保了报销的合规性和准确性。

客户成功案例 见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，在旅行费用报销方面也面临着同样的困境。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查。企业成本降低，如装订简化节约显性成本，旅行费用报销的效率也得到了显著提升。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等，在旅行费用报销管理上也存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。旅行费用报销的流程更加规范和高效。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，旅行费用报销数据难以整合和利用。使用合思档案后，统一储存档案，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。旅行费用报销的管理变得更加轻松和便捷。

某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用等环节存在问题，旅行费用报销的流程也较为繁琐。使用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。旅行费用报销的处理更加高效和准确。

在当前企业数字化转型的浪潮中，合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。对于旅行费用报销等档案管理工作，合思档案无疑是最佳选择。企业应抓住数字化转型机遇，选择合思档案实现降本增效。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着旅行费用报销等档案管理难题，不妨点击免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅！