电子归档方案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。众多企业在转型过程中面临着诸多挑战，而电子归档方案则成为了解决这些难题的有效途径。下面，我们通过几个不同行业的客户案例，来深入了解电子归档方案如何助力企业实现财务数字化转型。

经典零食品牌的数字化困境

有这样一个国民经典零食品牌，它畅销30余年，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。如此庞大的业务规模，却在财务数字化转型方面遭遇了重重困难。

该品牌多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，导致整个流程繁杂且低效。差旅平台对账方案不够灵活，财务人员只能依靠人工记账，这不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，使得差旅成本居高不下。另外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。

数字阅读品牌的财务短板

某知名头部数字阅读品牌，业务经营的数字化程度较高，但财务管理的数字化却相对滞后。

其数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这使得费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均要处理500多张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需打印粘贴，人效极低。而且，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账等操作，造成了大量纸张浪费。此外，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料十分困难。

教育服务品牌的转型挑战

某世界500强旗下教育服务品牌，自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型，但仍面临一些问题。

该企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档占用了较多物理空间，需要专人管理，成本高昂，并且档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。

业务广泛企业的报销难题

有一家企业，主营业务建设覆盖面极广，日均处理3500多个订单。其内部多个系统并行，数据却不互通。

该企业员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均大量的订单均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。管理者由于无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题，实现精细化经营。企业过度依赖自研系统，虽然将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等“硬伤”。

合思电子归档方案精准出击

零食品牌：一站式消费入账归档

针对国民经典零食品牌的问题，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账通过对账结算中心进行，既可以线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也可以线下统一开票、线下结算、手工记账。档案管理在合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

阅读品牌：业财平台建设新突破

对于知名头部数字阅读品牌，合思的电子归档方案助力企业完成业财平台建设。该方案保证了财务准确性符合上市要求，提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。

教育品牌：全生命周期电子化管理

世界500强旗下教育服务品牌采用了合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过接口传输，实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测等多个环节。会计类档案管理范围全面，强大的规则引擎可自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝对接。

业务广泛企业：报销体验大升级

为业务建设覆盖面广的企业打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

方案实施有条不紊

零食品牌：消费核算档案有序推进

国民经典零食品牌的员工在合思商城或TMC进行消费，财务通过对账结算中心完成核算和记账，档案管理按相应级别要求进行操作。

阅读品牌：业财平台逐步完善

知名头部数字阅读品牌依托合思方案进行业财平台建设，逐步提升财务准确性和及时性。

教育品牌：系统连接档案自动归档

世界500强旗下教育服务品牌通过广泛连接异构系统，进行档案数据的采集，经过接口传输后实现自动归档等操作。

业务广泛企业：报销流程协同优化

业务建设覆盖面广的企业借助合思方案优化报销流程，实现申请、采购、核算等环节的协同。

实施成果显著非凡

零食品牌：降本增效合规管理

国民经典零食品牌年度节约200万以上差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

阅读品牌：增效降本合规先进

知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，提升档案整理效率，形成财务数字档案室，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

教育品牌：高效管理标杆示范

世界500强旗下教育服务品牌年均60万以上会计凭证和36万以上银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

业务广泛企业：协同增效决策支持

业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

客户评价彰显价值

世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这充分体现了对合思电子归档方案的认可和对未来的期待。业务建设覆盖面广的企业与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，说明企业对合思方案带来的改变十分满意。

开启数字化转型之旅

合思电子归档方案专为企业提供智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能。它已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，有着良好的口碑和市场反响。同时，合思秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，具有强烈的社会责任感。

如果您的企业也面临着财务数字化转型的困扰，不妨尝试合思的电子归档方案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505联系我们，访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还可通过微信公众号和小助手获取详情。更重要的是，我们提供免费试用服务，点击免费试用，开启您企业的财务数字化转型之旅！