合思档案：引领企业档案信息化建设新潮流

在数字化浪潮席卷全球的当下，企业面临着前所未有的变革与挑战。尤其是档案管理领域，正经历着从传统模式向数字化模式的深刻转变。2025年将完成数电票全覆盖，这一政策的推进，让企业财务档案管理直面新挑战，档案信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

传统档案管理模式在纸电混合时代暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于打印、存储等，还占用大量空间；而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑影响了企业的决策效率和战略规划。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗时的问题，手动逐一匹配、核对确认等工作枯燥繁复，不仅降低了工作效率，还容易出现错误。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间和精力。

此外，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，档案信息化建设迫在眉睫。

合思档案：多角色解决方案满足多元需求

合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，为企业不同角色提供了针对性的解决方案，满足了企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管来说，合思档案就像是企业的“数据宝藏库”。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过合思档案，企业可以实现决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。在当前经济环境下，借助数字化手段节约档案管理成本、提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

对于归档员/财务人员，合思档案是他们的“工作好帮手”。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业档案管理提供了全方位的支持。

核心功能优势：铸就档案管理独特竞争力

合思档案具有多项核心功能和优势，在档案管理方面展现出独特之处。

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业各类档案数据的全面汇聚。

• 智能制档：高效整合的强大引擎
  智能制档功能让档案管理变得更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 双模式检测：数据质量的坚实保障
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 档案应用：便捷查询与深度利用
  合思档案在档案应用方面具有显著优势。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。此外，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，在档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

实际案例见证：合思档案成效卓著

合思档案在不同企业的应用场景中展现出了卓越的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查；档案管理痛点包括会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

携手合思档案，开启高效档案管理之旅

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案已获得众多企业的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。企业可以放心选择合思档案，提升自身的档案管理能力，顺应数字化发展趋势。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。企业可通过这些渠道联系合思，开启高效档案管理之旅。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品以满足客户需求。选择合思档案，企业将享受到优质的产品和服务，让有限的资源发挥更有效的作用，助力企业实现全面数字化转型。现在就点击免费试用，体验合思档案带来的卓越档案管理解决方案吧！