在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业佼佼者，拥有着154.21亿元的品牌价值，麾下1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数高达3.6W + 。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理成为了一项复杂而艰巨的任务。
而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，成为了企业解决财务档案管理难题、实现降本增效的有力武器，为好想你这样的企业带来了智能档案处理的全新体验。
业务迷雾：好想你档案管理痛点剖析
好想你公司在快速发展的过程中，财务档案管理逐渐暴露出诸多痛点，如同笼罩在业务发展道路上的层层迷雾。
– 归档难题耗时费力
财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在如此繁杂的工作流程中，档案遗失的情况难以避免。每一份档案的遗失，都可能意味着后续工作的巨大麻烦，不仅需要耗费额外的精力去查找和补充，还可能影响到财务数据的准确性和完整性。
– 查找困境效率低下
纸质档案受限于时间和空间的双重限制。当需要查找某份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，耗费大量时间。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等功能，极大地影响了工作效率。在急需档案资料进行决策或审计时，这种低效的查找方式可能会导致企业错失良机。
– 成本之重压垮效益
大量纸质档案的管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些成本的叠加，使得企业的运营负担日益加重，严重影响了企业的经济效益。
– 合规风险暗藏危机
纸质档案管理办法存在诸多弊端，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在日益严格的监管环境下，这种管理方式很可能不满足管理要求，给企业带来潜在的合规风险。一旦出现问题，企业可能面临严重的处罚和声誉损失。
智慧破局：合思档案解决方案登场
面对好想你公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套智能档案处理解决方案。
– 打破壁垒数据同源共享
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再在各个系统之间来回切换和查找。这种便捷的操作方式，有效提升了工作效率，让财务人员能够更加专注于核心业务。
– 自动组装审计高效无忧
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以快速准确地获取所需的档案信息，减少了审计过程中的繁琐环节和时间成本。同时，系统还提供了详细的审计线索和日志，方便审计人员进行追溯和核查。
– 实物管理高效精准匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，无需再进行繁琐的人工查找。这种高效的管理方式，不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
落地实施：合思档案方案稳步推进
合思档案解决方案的实施是一个系统而严谨的过程，通过以下几个关键步骤，确保了方案的顺利落地。
– 智能采集多元数据汇聚
合思利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），对好想你公司的财务档案数据进行智能采集。OCR识别技术可以快速准确地将纸质档案转化为电子数据，RPA技术则可以实现数据的自动化采集和录入。通过这些先进的技术手段，实现了多元数据的汇聚，为后续的处理和分析奠定了基础。
– 预归档服务数据初步整理
采集到的数据需要进行初步的处理和分类，合思档案提供了预归档服务。利用集成服务、规则引擎、元数据服务等技术，对数据进行清洗、转换和分类，确保数据的准确性和一致性。同时，系统还可以根据预设的规则，对数据进行初步的审核和校验，及时发现和纠正数据中的错误和问题。
– 基础管理规范档案操作
在档案的存储、检索、借阅、销毁等操作方面，合思档案建立了一套完善的基础管理体系。通过系统的权限管理和流程控制，确保了档案管理的规范性和安全性。工作人员可以根据自己的权限，对档案进行相应的操作，同时系统会记录每一次操作的详细信息，方便进行审计和追溯。
– 档案服务挖掘数据价值
除了基本的档案管理功能外，合思档案还为好想你公司提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务。通过对档案数据的深入挖掘和分析，为企业的决策提供有力支持。例如，通过统计分析功能，企业可以了解不同时间段的财务收支情况，发现潜在的风险和问题，及时采取措施进行调整和优化。
显著成效：合思方案助力好想你腾飞
合思档案解决方案的实施，为好想你公司带来了显著的成果与效益。
– 时间成本大幅降低
通过智能档案处理，好想你公司在档案管理方面的人工耗时大幅减少。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了整体工作效率。
– 综合成本显著下降
预计每年减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔可观的节省。通过减少纸质档案的存储和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，企业的经济效益得到了显著提升。
– 工作效率显著提升
财务人员可以便捷地利用系统一键联查相关信息，工作效率得到了显著提升。在处理财务业务时，不再需要花费大量时间去查找和核对档案，而是可以快速准确地获取所需信息，做出决策。
– 档案查阅更加便捷
借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的匹配，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这大大提高了档案查阅的效率，方便了公司的内部审计和日常管理。
高度赞誉：好想你对合思方案的评价
合思档案的实施，得到了好想你公司的高度认可和赞誉。
合思档案有效解决了公司财务档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本。系统的便捷性和数据的准确性，为公司的财务管理提供了有力支持，有助于公司实现精细化运营。电子与实物匹配的管理方式，大大提高了档案查阅的效率，方便了公司的内部审计和日常管理。与合思的合作，让公司在财务数智化转型的道路上迈出了坚实的一步，为公司的未来发展奠定了良好基础。
携手合思：开启财务数智化转型之旅
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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