合思档案：引领企业档案信息化建设新潮流

在当今数字化浪潮中，企业面临着前所未有的变革与挑战。特别是随着数电票的快速扩张，预计到2025年将实现全覆盖，企业的财务档案管理正面临着全新的考验。传统的档案管理方式已难以适应新时代的需求，档案信息化建设成为企业亟待解决的问题。

数电票时代，财务档案管理需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就需要专业的“电子会计档案管理平台”来满足“数字化凭证时代”的要求。在纸电混合的现状下，企业不同角色也面临着各自的难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大，且数据难以分析利用的问题；财务人员要处理大量档案数据，整理耗时，手动匹配核对工作枯燥繁复；业务人员则因报销纸质票据流程繁琐而苦恼。同时，纸质档案还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。

合思档案作为一款专业的电子会计档案管理解决方案，应运而生，为企业的档案信息化建设提供了有力支持。

多元方案满足多样需求

合思档案提供了丰富多样的解决方案，以满足不同场景下的档案管理需求。
其领先的单套制解决方案（标准方案）搭配六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。在单套制解决方案下，企业可以便捷调阅档案而无需打印，混序归集档案无需组装。通过电轨运行，实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案不打印，确保了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这些方案为企业的档案信息化建设提供了全方位的保障。

强大功能助力高效管理

合思档案拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等功能模块，为企业的档案信息化建设提供了强大的功能支持。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。通过接口互联，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能实现了电子凭证数据的自动匹配组装。通过规则引擎，对不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理方面，具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

核心亮点凸显独特优势

合思档案具有诸多核心亮点，在档案信息化建设中展现出独特的优势。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间限制，企业人员可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。
它可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现自动组装、归档。
合思档案符合国家政策要求，满足《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等政策对电子会计档案管理的要求。具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。
此外，合思档案还具有灵活承接、持续迭代的特点，能够满足接收管理数电票的能力，拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

不同角色共享价值提升

合思档案为不同角色带来了显著的价值提升。
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

典型场景彰显实用价值

合思档案在多个典型场景中展现出了强大的实用价值。
在企业日常档案管理中，可实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄。
在审计检查场景下，审计人员可通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，电子会计档案系统所带来的便利性和安全性得到肯定。
在共享中心统建场景，可实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，满足国家相关政策及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。低碳环保，积极响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。
在多系统数据互联场景，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。实现业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。

成功案例见证卓越成效

合思档案在众多企业中得到了成功应用，取得了显著成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规。低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。采用单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多痛点。采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位展现领先地位

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自2014年创立以来，一直致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。
它拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。
合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，解决了企业内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性等。
其具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案在帮助企业实现财务档案数字化管理、降本增效、合规运营等方面具有重要价值。它可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约成本、提升检索效率、保障管理合规性等。补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，实现企业效益最大化。同时，满足不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等带来不同的价值，助力企业决策数智化、提升工作效率、实现档案外审在线化等。响应国家政策，实现财务档案管理无纸化、低碳发展、数字化转型，帮助企业符合电子会计档案管理的相关政策要求。

展望未来，合思将秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，以更好地助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断提升自身的技术能力和服务水平，为企业提供更高效、更智能、更合规的电子会计档案管理解决方案。合思档案也将进一步拓展市场，与更多的企业合作，推动电子会计档案管理行业的发展，引领行业走向更加规范、高效的未来。

如果您的企业也渴望提升档案管理效率，实现档案信息化建设，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式，了解更多关于合思档案的信息，还能点击免费试用，开启财务档案数字化管理之旅，让有限更有效。