合思档案：开启企业信息化报销管理新时代

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的运营管理方式正经历着深刻的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一座无形的大山，给企业财务档案管理带来了新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在传统档案管理中面临着各自的痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大而发愁，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后的报销环节也苦不堪言，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。

传统档案管理的弊端远不止于此。高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依然存在。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业的全面数字化。

面对这些难题，合思档案解决方案应运而生，为企业的信息化报销管理提供了强大的支持。

全景式解决方案 赋能多元角色

合思档案为企业不同角色提供了全面且适应性强的整体解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当今竞争激烈的市场环境中，企业的数字化转型至关重要，合思档案可以提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在信息化报销管理方面，高管可以通过合思档案更好地把控财务数据，为企业的战略决策提供有力支持。
归档员/财务人员则可以从繁琐的工作中解脱出来。合思档案提高了他们的工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在信息化报销管理中，财务人员可以更高效地处理报销相关的档案数据，减少人为错误。
对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室的便利。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计的效率和准确性，也为信息化报销管理提供了更加规范的流程。

合思档案不仅为不同角色提供了针对性的解决方案，还提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的信息化报销管理提供了全方位的保障。

核心功能彰显 传统方案革新

合思档案拥有众多核心功能，相比传统方案具有显著的优势。
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器。它能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。在信息化报销管理中，多源采集功能可以确保各种报销相关的文件和数据准确无误地进入系统。
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在信息化报销管理中，智能制档功能可以提高报销档案的准确性和完整性。
档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这为信息化报销管理提供了安全可靠的档案管理环境。
档案应用方面，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。这些功能为信息化报销管理中的档案查询和使用提供了极大的便利。

多元应用场景 成功案例见证

合思档案在不同类型企业的应用场景中展现出了卓越的效果。
对于年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是其面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。在信息化报销管理方面，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在信息化报销管理中，也提高了报销流程的效率和规范性。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在信息化报销管理中，解决了报销档案管理的诸多难题。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在信息化报销管理中，为教育集团的报销档案管理提供了高效的解决方案。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。企业应积极尝试合思档案解决方案，为企业的信息化报销管理注入新的活力。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解合思档案。如果你想体验合思档案带来的高效信息化报销管理，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代。