档案管理最佳实践：合思档案引领财务数智化新风尚

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务档案管理面临着诸多痛点与挑战。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用而发愁。纸质档案不仅在管理过程中花费巨大，储存还需要占据大量空间，而且由于档案数据缺乏汇总整理，难以从中挖掘出有价值的信息，为企业决策提供支持。

财务人员也深受其苦，大量的档案数据整理工作耗费了他们大量的时间和精力。手动逐一匹配、核对确认档案数据的过程枯燥繁复，久而久之，工作热情也被消磨殆尽。业务人员在报销环节同样面临困境，出差、招待后的报销纸质票据留存上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，手工装册归档的重复性工作量大，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它的出现为企业解决财务档案管理难题提供了最佳实践方案。

合思档案基本信息揭秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，多年来一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。

合思档案基于广泛连接的生态，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，可实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程管理。这一产品能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、保证管理合规性100%的显著效果，无疑是档案管理最佳实践的典范。

合思档案使命愿景之光

企业的数智化转型不仅仅是工具和组织的转型，更是思维方式的变革。合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业，碰撞出协作的价值，助力企业实现财务数字化转型，提升管理效率和效益。

合思档案助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。它帮助企业实现决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效和绿色低碳运营。让企业告别传统手工归档，档案不打印，实现电子会计档案管理闭环，拉通业财税档全链路，为企业的档案管理提供了最佳实践路径。

合思档案功能模块大观

• 大数据解决方案：数据驾驭的魔法
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。通过这一解决方案，企业能够轻松应对海量档案数据，实现档案管理的高效化，是档案管理最佳实践的重要体现。

• 档案扩展解决方案：拓展管理的边界
  档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。它实现了不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装。这使得企业能够根据自身需求灵活扩展档案管理功能，满足多样化的管理需求，为档案管理提供了更广阔的发展空间，是档案管理最佳实践的有益探索。

• 费控系统解决方案：多系统协同的智慧
  费控系统与税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统关联，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过这种多系统协同的方式，企业能够实现档案管理的自动化和精准化，提高工作效率，降低管理成本，是档案管理最佳实践的有效手段。

• 数电票解决方案：电子凭证管理的先锋
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。这一解决方案顺应了电子凭证发展的趋势，为企业提供了便捷、高效的数电票管理方式，是档案管理最佳实践的创新之举。

合思档案功能亮点闪耀

• 自动归档：智能高效的档案整理
  合思档案具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入。它实现了自动组装、归档，如会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装。这种自动归档功能大大提高了档案整理的效率，减少了人为错误，是档案管理最佳实践中高效性的体现。

• 多维检索：精准定位的查询利器
  合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，满足“导入式”批量检索需求。通过多维检索，企业能够快速准确地找到所需档案信息，提高工作效率，是档案管理最佳实践中精准性的保障。

• 证据链完整性检测：合规管理的防线
  合思档案创造性提供财务视角下的证据链完整性检测方案，通过可视化的规则引擎，将零散的档案数据进行业务关联组装，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。同时，它拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。这一功能为企业的合规管理提供了有力保障，是档案管理最佳实践中合规性的重要支撑。

合思档案优势凸显

• 降本增效：成本与效率的双赢
  合思档案显著降本增效，能够节约纸张和整理成本，提升检索效率。如节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。通过这些措施，企业能够在降低成本的同时提高工作效率，实现成本与效率的双赢，是档案管理最佳实践中经济性和高效性的完美结合。

• 合规管理：政策遵循的保障
  合思档案实现合规管理，符合国家政策要求，支持电子会计档案合规性管理，满足电子凭证会计数据标准化试点工作要求。它拥有国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，为企业的档案管理提供了合规保障，是档案管理最佳实践中合法性的体现。

• 数据利用：让数据焕发生机
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。如一站式预览，穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查效果。通过对档案数据的有效利用，企业能够挖掘出数据背后的价值，为决策提供支持，是档案管理最佳实践中数据价值化的体现。

• 广泛连接：异构系统的桥梁
  合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。如预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。这种广泛连接的能力使得企业能够整合各方资源，实现档案管理的全面数字化，是档案管理最佳实践中开放性和整合性的体现。

合思档案目标用户与应用场景

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。

对于CEO/高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。这为企业的高层管理提供了有力的支持，是档案管理最佳实践在战略层面的应用。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理。这使得财务人员能够从繁琐的档案管理工作中解脱出来，专注于更有价值的工作，是档案管理最佳实践在操作层面的体现。

外部审计人员通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。这提高了审计工作的效率和准确性，是档案管理最佳实践在审计环节的应用。

合思档案成功案例见证

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这一案例充分展示了合思档案在提升业务规模和工作效率方面的显著效果，是档案管理最佳实践的成功典范。

徐福记多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。这体现了合思档案在大规模企业档案管理中的优势，为企业实现高效管理提供了有力支持，是档案管理最佳实践在大型企业的应用案例。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予肯定。这一案例证明了合思档案在合规管理和成本控制方面的卓越表现，是档案管理最佳实践在合规性和经济性方面的体现。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。这展示了合思档案在数据呈现和利用方面的优势，为企业提供了更清晰、便捷的档案管理方式，是档案管理最佳实践在数据价值化方面的应用。

综上所述，合思档案作为档案管理最佳实践的代表产品，凭借其先进的功能、卓越的优势和丰富的成功案例，为企业的财务档案管理提供了全方位的解决方案。如果您也想体验合思档案带来的高效、便捷的档案管理服务，点击免费试用，开启您的档案管理最佳实践之旅！