合思档案：引领差旅发票处理与企业档案管理数字化变革

在当今数电票快速扩张的时代浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。国家计划在2025年完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票管理要求的特殊性，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业在档案管理方面的痛点日益凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地；档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在差旅发票处理上也饱受困扰，出差、招待后报销的纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。

企业在档案管理中还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。

合思档案：一站式档案管理解决方案

合思档案针对企业档案管理的诸多痛点，提出了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。在差旅发票处理方面，高管可以通过系统沉淀的数据，了解差旅费用的支出情况，为企业的决策提供有力支持。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理差旅发票时，财务人员无需再手动整理和核对大量的纸质发票，系统会自动完成匹配和归档，大大节省了时间和精力。

对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率。在涉及差旅发票的审计中，审计人员可以通过系统快速查询相关的发票信息和报销记录，确保审计工作的准确性和及时性。

合思档案功能全揭秘

• 多源采集：数据获取灵活高效
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。在差旅发票处理中，无论是从企业的差旅管理系统获取发票数据，还是手动补录零散的发票信息，都能轻松实现。

• 智能制档：关联匹配精准高效
  智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在处理差旅发票时，系统可以自动将发票与对应的报销单据、行程信息等进行关联，形成完整的业务链，方便财务人员进行查询和分析。

• 档案管理：灵活配置安全可靠
  档案管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据制度自主排列、扩展。在差旅发票管理中，企业可以根据自身需求自定义档案目录，将差旅发票按照不同的项目、部门等进行分类管理，提高档案管理的灵活性和安全性。

• 档案应用：查询追溯便捷高效
  档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。在差旅发票处理中，企业可以根据凭证维度、业务维度等进行自定义查询，快速定位所需的差旅发票信息，同时还可以实现发票与相关业务单据的双向联查，确保业务的真实性和准确性。

合思档案核心亮点凸显

• 合规性：严格遵循政策要求
  在合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。支持单套制解决方案，满足国家政策要求，助力企业实现财务档案管理合规。在差旅发票处理中，系统可以对发票的真实性、完整性等进行检测，确保企业的差旅费用报销符合国家政策要求。

• 降本增效：显著降低企业成本
  合思档案可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，显著降低企业的显性和隐形成本。在差旅发票处理中，企业无需再打印大量的纸质发票，节省了纸张成本和打印费用；同时，系统自动完成发票的整理和归档，提高了工作效率，降低了人工成本。

• 数据利用：让档案数据“活起来”
  合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。在差旅发票处理中，企业可以通过系统在线自由调阅差旅发票信息，对差旅费用进行分析和统计，为企业的决策提供数据支持。

• 扩展性：满足企业不同需求
  生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。在差旅发票处理中，企业可以根据自身业务的发展和变化，灵活扩展档案管理范围，满足不同的管理需求。

合思档案为企业带来多重价值

• 提升管理效率：实现闭环管理
  合思档案实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，减少人工介入，提高工作效率，让企业档案管理更加便捷高效。在差旅发票处理中，从发票的采集、归档到查询、利用，全流程都可以通过系统自动完成，大大提高了管理效率。

• 促进业财融合：拉通全链路
  合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合。在差旅发票处理中，系统可以将差旅费用与财务核算、税务申报等环节进行关联，实现业财数据的同源和流程的贯通。

• 保障数据安全：采用安全存储机制
  合思档案采用安全存储机制，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，对海量数据进行加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等，保障档案数据的安全。在差旅发票处理中，企业的差旅发票信息可以得到安全可靠的存储和管理，防止数据泄露和丢失。

• 助力企业决策：沉淀数据资产
  合思档案沉淀数据资产，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，提升企业的决策数智化水平。在差旅发票处理中，企业可以通过系统沉淀的差旅费用数据，了解企业的差旅支出情况，为企业的预算制定、成本控制等决策提供依据。

合思档案典型使用场景丰富

• CEO/高管：助力决策数智化
  CEO/高管在进行企业决策时，可通过合思档案沉淀的数据资产，了解企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力决策数智化。在差旅发票处理方面，高管可以通过系统了解企业的差旅费用支出情况，分析差旅费用的合理性，为企业的决策提供参考。

• 归档员/财务：提高工作效率
  归档员/财务在日常工作中，可利用合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理。在处理差旅发票时，财务人员可以通过系统自动完成发票的采集、归档和查询，提高工作效率。

• 外部审计人员：审计工作更高效
  外部审计人员在进行审计工作时，可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。在涉及差旅发票的审计中，审计人员可以通过系统快速查询相关的发票信息和报销记录，提高审计工作的效率。

• 业务人员：简化报销流程
  业务人员在出差、招待后进行报销时，无需留存再上交纸质票据，通过合思档案可实现报销流程的简化和电子化。在差旅发票处理中，业务人员可以通过手机APP等方式直接上传差旅发票，系统自动完成审核和报销，大大简化了报销流程。

合思档案成功案例彰显实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。在差旅发票处理方面，该企业通过合思档案实现了差旅发票的自动采集、归档和查询，提高了工作效率，降低了成本。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在差旅发票处理方面，该集团型企业通过合思档案实现了差旅发票的统一管理和标准化处理，提高了管理效率，降低了成本。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。采用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在差旅发票处理方面，该企业通过合思档案实现了差旅发票的统一管理和一站式查询，提高了工作效率，降低了成本。

某民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在差旅发票处理方面，该民办教育集团通过合思档案实现了差旅发票的电子化管理和多维穿透查询，提高了工作效率，降低了成本。

合思档案市场定位与差异化优势显著

合思是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于帮助企业解决档案管理痛点，实现财务数字化转型。

合思档案拥有强大的技术实力，如百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询的大数据解决方案；自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放；提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据合规；支持自定义档案类型，全流程扩展管理，满足企业不同的管理需求。

合思档案获得了多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，体现了其在技术和服务方面的可靠性和专业性。

合思拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户的选择证明了合思档案的市场认可度和应用价值。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。随着国家政策的推动和企业数字化转型的需求，电子会计档案市场前景广阔，未来将在企业财务管理中发挥更加重要的作用。合思将秉承以客户为中心的服务理念，持续创新和优化产品，为企业提供更加优质的财务数智化服务。企业应抓住电子会计档案发展的机遇，选择合思档案，借助其先进的技术和解决方案，实现财务档案管理的数字化转型，提升企业的竞争力和管理水平。立即点击免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！