在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。以世界500强旗下的一家教育服务品牌为例，该企业在财务数字化转型过程中面临着诸多挑战。
企业内部业务和财务系统众多，且相互独立，犹如一个个信息孤岛，导致数据难以互通。在电子发票管理方面，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占用了大量物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。
面对这些困境，合思凭借其专业的解决方案，为该企业带来了曙光。
全生命周期电子化会计档案管理方案：开启电子发票管理新征程
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。此方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA等多种渠道。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入即可介入，真正实现了档案应收尽收。
接口传输方式丰富多样，支持影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等方式。自动归档功能强大，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列操作。会计类档案管理范围广泛，内部涵盖凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，外部则包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。这一方案全面覆盖了电子发票管理的各个环节，为企业提供了一站式的解决方案。
解决方案实施：精细步骤打造高效电子发票管理体系
合思通过强大的规则引擎自定义搭建，实现了亿级数据的秒级调阅。在电子发票管理中，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。
系统能够自动完成档案的智能组单、四性检测等工作，从源头确保了电子发票等档案的准确性和合规性。同时，提供档案借阅、移交、鉴定、销毁等全流程管理功能，实现了档案的全生命周期管理。权限监控功能更是为档案信息安全保驾护航，只有经过授权的人员才能访问和操作档案，确保了电子发票等重要财务信息的安全性。
实施成果：电子发票管理转型成效显著
实施解决方案后，该企业在电子发票管理等方面取得了显著的成果与效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在电子发票管理上，档案多维度穿透查询变得轻而易举，以电子借阅为主的方式简便高效，提高了档案的查阅效率和利用率。企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，电子发票管理也将更加高效。
客户评价：电子发票管理转型的高度认可
该企业自2017年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。在2018 – 2022年间，智能报销系统从1.0升级至4.0，极大地提高了效率。2021年12月，子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，实现了从内部服务向外扩展，并与合思合作建设电子档案系统。
企业财务自动化率达91%，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理了大量数据，电子发票管理也更加有序。预计到2024年自动化率将超97%，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。该企业对合思的解决方案给予了高度评价，认为其在电子发票管理等方面发挥了重要作用。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。世界500强旗下教育服务品牌的成功经验为其他企业提供了宝贵的借鉴。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，旨在简化报销流程，提高财务管理效率。它具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能。
合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等多项优势，还有专业的客户成功团队提供全方位的服务保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也面临着电子发票管理等财务难题，不妨借鉴该客户的成功经验，选择合思的解决方案，推动自身的财务数字化转型。联系电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，欢迎有需求的企业咨询合作，点击免费试用，开启企业财务数字化转型新篇章。
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