在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大且复杂的企业架构，在财务数字化转型前却面临着诸多痛点，而合思的财务数字化解决方案，不仅解决了这些痛点，还保障了发票数据安全，为企业带来了全新的发展局面。
动力源转型前痛点剖析：旧秩序下的困境
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自研系统迷宫：集成难题与手工报销沉疴
动力源先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，这一系列自研系统却如同一个复杂的迷宫，整体流程复杂，系统壁垒高耸。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，如同在迷宫中迷失方向。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，严重影响了工作效率，同时也给发票数据安全带来了隐患。 -
数据孤岛围城：系统割裂与信息滞后之殇
在动力源的财务体系中，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就如同一个个孤立的岛屿，数据无法流通，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。这种信息滞后的局面，使得企业在决策时如同盲人摸象，难以把握准确的方向，同时也让发票数据安全难以得到有效保障。 -
业务报销迷局：高频复杂业务的稽核困境
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式，增加了财务管理的难度，也对发票数据安全提出了更高的要求。 -
组织流程乱局：架构扩展与流程繁复之困
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种混乱的组织流程，不仅降低了工作效率，还容易导致发票数据的错误和丢失，影响发票数据安全。
合思全面解决方案：破局之钥
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系统集成通途：打破数据孤岛保障安全
合思在系统集成方面展现出强大的能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这就如同在各个孤立的岛屿之间搭建了桥梁，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作。通过这种方式，确保了发票数据在不同系统之间的准确流通，为发票数据安全提供了有力保障。 -
无需报销创举：重塑商旅流程保障安全
合思提出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅提高了工作效率，还减少了人为操作带来的风险，保障了发票数据安全。 -
系统连接纽带：开放接口技术保障安全
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这种高效的系统连接方式，使得发票数据能够在不同系统之间安全、准确地传递，进一步保障了发票数据安全。
解决方案实施历程：从蓝图到现实
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合作启程：项目阶段稳步推进
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中，双方紧密合作，逐步推进项目的实施。 -
数据同步攻坚：确保发票数据准确安全
在系统集成中，合思逐步完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步工作。通过严谨的技术手段和严格的质量控制，确保数据准确且实时更新。这一过程如同为发票数据安全筑牢了坚实的城墙，防止数据出现错误和丢失。 -
流程设计优化：保障消费合规与处理高效
针对无需报销的商旅出行流程，合思进行了详细的流程设计和规则设定。通过科学的设计和合理的规则，确保员工消费合规且财务处理高效。这不仅提高了工作效率，还保障了发票数据的真实性和准确性，进一步提升了发票数据安全。 -
系统对接拓展：实现数据跨系统安全协同
利用Open API和自定义流程引擎技术，合思与第三方系统进行标准化对接。通过这种方式，实现了数据的跨系统同步和业务处理的高效协同。在这个过程中，严格遵循安全标准和规范，保障了发票数据在跨系统传输过程中的安全。
应用成果显著：变革带来的红利
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操作体验革新：效率提升保障安全
多系统集成，数据互通，使得动力源的操作体验全面革新。员工报销周期从普遍的4周缩短至1周以内，效率提升了300%。这一显著的变化，不仅提高了员工的工作效率，还减少了发票数据在流转过程中的时间和环节，降低了数据丢失和错误的风险，保障了发票数据安全。 -
会计成本节约：人力减负保障安全
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作。这不仅提高了财务工作的效率和质量，还保障了发票数据的安全处理。 -
员工体验升级：便捷操作保障安全
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这种便捷的操作方式，减少了员工在报销过程中的错误和遗漏，保障了发票数据的准确性和完整性，进而保障了发票数据安全。 -
管理决策优化：全程管控保障安全
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。这种全程管控的模式，使得企业能够及时发现和解决发票数据安全方面的问题，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源评价与行动号召：开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的财务数字化解决方案，保障发票数据安全，让有限更有效。现在点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新征程！
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