在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的复杂环境中，约90%的企业陷入了传统档案管理的困境。企业高管为纸质档案的高昂管理成本和数据难以有效分析利用而发愁；财务人员在手动整理、匹配核对档案数据的过程中耗费了大量的时间和精力；业务人员也在繁琐的纸质票据报销流程中疲于奔命。
企业在数字化转型的道路上，虽然解决了部分线上业务处理的问题，但在档案的归档和储存环节，仍然面临着纸质文件存储和数据线下载体的难题。要保证企业财务档案管理的合规性，实现全面数字化，就必须确保档案的原生性。而传统的档案管理方式不仅存在着如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等显性成本，还伴随着手工装册归档工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用等隐形成本，同时还面临着电子会计凭证管理不善、纸质档案可能因不可抗力损坏等合规风险。
好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。然而，企业要适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，需要一个专业的“电子会计档案管理平台”，合思档案应运而生。
创新方案 满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
其领先的单套制电子会计档案管理平台独具特色，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。该平台不仅涵盖了电子档案，如发票、单据、凭证、账簿、报表等，还包含纸质档案的自定义档案、实物备查解决方案。此外，它还拥有大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等丰富功能。
档案扩展解决方案借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让企业能够根据自身管理需求自定义归档目录，实现不同档案类型归档接口的配置化。
数电票解决方案则为企业打造了数电票接收 – 入账 – 归档一体化的完整流程，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证的多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。通过电子票据下载功能，企业可以方便快捷地获取所需的电子票据，为档案管理提供有力支持。
核心功能 彰显卓越优势
合思档案的电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。
在智能采集方面，支持外部生态和内部多种采集方式。其中，接口互联基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。电子票据下载在采集过程中发挥着重要作用，企业可以轻松下载所需的电子票据进行采集和管理。
预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，基础管理包括档号管理、档案储存等，档案服务涵盖身份调查、实物管理方案等。
多源采集是合思档案的一大特色，它支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录。无论是通过系统接口自动获取数据，还是手动补录信息，都能满足企业不同的采集需求。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，大大减少了人工匹配的工作量，减少幅度高达90%。同时，通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析。此外，还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保归档数据的真实、完整、安全、可用。
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案更具扩展性和灵活性。在整个过程中，电子票据下载使得相关电子票据能够及时、准确地融入到档案管理流程中。
实际应用 见证显著价值
合思档案在不同类型的企业中都有着出色的应用案例，充分展示了其实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了显著成效。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，有效降低了企业成本。在这个过程中，电子票据下载帮助企业快速获取电子票据，提高了档案管理的效率。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。电子票据下载功能确保了电子票据能够及时、准确地归档，为企业的档案管理提供了有力支持。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子票据下载使得企业能够方便地获取和管理电子票据，提高了档案管理的准确性和效率。
某民办教育集团存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档问题多、档案整理复杂、利用不便等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子票据下载在该集团的档案管理中发挥了重要作用，帮助其快速获取和管理电子票据，提升了档案管理的整体水平。
把握机遇 开启数字化之旅
无论是政策的推动、合规的要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的成功案例，能够助力企业解决档案管理的痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。
合思档案拥有众多成功案例，得到了众多客户的认可和好评，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可随时联系合思，点击免费试用，开启档案管理数字化之旅，借助电子票据下载等功能，提升档案管理水平和企业竞争力。
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