合思档案：引领数电票时代财务档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。政策的推动如同一股强劲的东风，2025 年数电票全覆盖的目标已然明确，企业财务档案管理正面临着全新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。在收票政策方面，多个文件明确肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力；开票方面，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。

然而，传统纸质档案管理在数电票的冲击下，诸多痛点逐渐暴露。在纸电混合时代，企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大而烦恼，档案数据难以分析利用更是如同一块巨石，阻碍着企业的发展。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配核对，枯燥且繁复。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐耗时，效率低下。

传统纸质档案管理的成本之高令人咋舌。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜对存储空间的需求巨大。隐形成本同样不可小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，其还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依然存在，无法保证档案原生性，企业全面数字化的目标难以实现。此时，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了曙光。

合思档案：一站式全场景解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合的整体方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等多个环节，电轨运行让线上一套电子数据管理成为现实，保证了财务档案证据链的完整。档案数据可相互穿透查询，纸质原文件混序归档效率更高，确保会计档案应收尽收且合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还能实现财务档案全生命周期管理。
证据链完整性解决方案通过可视化规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照档案规则将零散数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，还能自动检测证据链完整性，保障财务合规。数字发票解决方案在这些方案中得到了充分体现，为企业解决了数电票时代档案管理的难题。

核心功能：高效合规降成本的利器

• 多源采集：灵活多样数据尽收
  合思档案的多源采集功能为企业提供了多种数据采集方式。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集方面，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件可自动切割，还能自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。数字发票解决方案通过多源采集功能，确保了数电票相关数据的全面收集。
• 智能制档：规则驱动高效整合
  智能制档功能通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统和类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据。它具有智能关联、辅助人工整理、关联任务执行进度可视化等特点。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。数字发票解决方案在智能制档环节，确保了数电票相关档案的准确生成和有效管理。
• 档案管理：精细管控灵活拓展
  档案管理功能具备完善的权限管理体系。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，还有水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建和表单主键设置，能灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。数字发票解决方案在档案管理方面，保障了数电票档案的安全存储和有序管理。
• 档案应用：多维检索便捷利用
  档案应用功能支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，还支持批量检索。具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁全流程线上化管控以及线下实物管理等功能。数字发票解决方案通过档案应用功能，让企业能够高效利用数电票相关档案数据。

实际案例：见证合思档案卓越成效

• 海量单据企业：降本增效实现业财一体
  某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程等解决方案，取得了显著成效。业务和财务数据实现穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化规范化，企业成本大幅降低。数字发票解决方案在该企业的应用，有效解决了数电票档案管理的难题，提升了企业的管理效率。
• 集团型企业：标准化落地合规低碳
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。数字发票解决方案帮助该集团企业解决了数电票档案管理的合规性和效率问题。
• 问题企业：统一管理数据共享
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案散落各系统未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一；业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，还节省了大量成本。数字发票解决方案为该企业解决了数电票档案管理的混乱局面。
• 教育集团企业：简化流程高效管理
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和电子借阅。数字发票解决方案助力该教育集团企业实现了数电票档案管理的数字化转型。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
如果您的企业也想抓住数电票时代的机遇，实现财务档案管理的数字化转型，提升企业竞争力，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多个城市均有服务点，您可以拨打 400 – 105 – 6505 进行咨询，也可以登录网站 www.hosecloud.com 了解更多信息，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步探索合思档案解决方案。现在点击免费试用，开启您的财务档案管理数字化之旅！