在当今数字化浪潮席卷全球的时代，企业数字化转型已成为必然趋势。众多企业通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的难题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键所在。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。其中，合思档案在企业财务档案管理数字化进程中发挥着至关重要的作用。
数电票扩张下的档案管理新挑战
随着国家政策的推动，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票接收在政策上合法合规。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式归档。这意味着企业财务档案管理正面临新的挑战，信息化建设亟待加强。国家政策的支持，让电子会计档案管理有法可依，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。在这个时代，企业需要关注档案全生命周期管理闭环，以适应新的市场形势。
纸电混合时代的档案管理痛点剖析
在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金，还占用大量储存空间。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这对企业的决策和发展产生了不利影响。
财务人员则抱怨档案数据量大，整理工作耗费大量时间。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。
业务人员也深受其害，出差、招待后的报销流程繁琐，需要留存并上交纸质票据，耗费了大量时间和精力。
从企业整体来看，存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
合思档案的多场景解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它为不同角色提供针对性解决方案。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；对于归档员/财务人员，它可以提高工作效率，告别重复低价值工作；对于外部审计，实现档案外审在线化、可溯源。
合思档案核心模块详解
- 智能采集：多元渠道轻松获取
合思档案的智能采集支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。电子票据下载也可通过智能采集模块轻松实现，为企业提供了便捷的票据获取方式。 - 智能制档：规则引擎高效整合
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在这个过程中，电子票据下载的数据也能得到有效的整合和管理。 - 档案管理：精准管控灵活配置
档案管理包括权限管理和档案目录管理。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。企业可以根据自身需求，灵活配置档案管理权限，确保电子票据下载及相关档案数据的安全。 - 档案应用：多维检索深度利用
档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。企业在进行电子票据下载后，可以通过档案应用模块，对票据数据进行深度查询和利用。
合思档案的市场竞争优势
合思档案具有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率、释放档案数据价值。电子票据下载在这样强大的大数据支持下，能够更加高效准确。
同时，合思档案获得多项认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，符合国家政策要求，确保电子会计档案合规性管理。
在成本效益方面，合思档案具有显著的降本增效作用。它能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现100%管理合规性。
合思档案成功案例展示
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min。在这个案例中，电子票据下载及管理得到了有效解决，为企业带来了显著的效益。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，管理成效显著。实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子票据下载在该集团型企业的档案管理中也发挥了重要作用，推动了企业的数字化转型。
合思的优质服务体系
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。企业在使用合思档案过程中，无论是电子票据下载还是其他档案管理需求，都能得到及时、专业的服务。
合思的联系方式多样，包括多地办公地点，如北京、上海、杭州等；电话400 – 105 – 6505；网站www.hosecloud.com；还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。企业可以通过多种渠道与合思取得联系，获取相关服务和支持。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。
如果您的企业也想体验高效、合规的财务档案管理解决方案，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务档案管理数字化的新征程！
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