在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌往往凭借着强大的资源和广泛的影响力，在行业中占据着重要地位。然而，随着企业的不断发展壮大，它们也面临着一系列新的挑战。其中，财务管理领域的问题尤为突出，成为了制约企业进一步发展的瓶颈。本文将深入剖析某世界500强旗下教育服务品牌在财务自动化管理方面的困境，以及合思为其提供的解决方案和取得的显著成效。
教育巨头的财务困境
该教育服务品牌作为行业内的佼佼者，业务范围广泛，涵盖了多个领域。随着业务的不断拓展，企业的财务和业务系统也日益复杂。多个独立的系统并存，导致数据无法互通，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案的管理也是一个棘手的问题。大量的纸质档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费了大量的时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，操作起来费时费力。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和效益，迫切需要进行数字化转型。
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案
针对该客户面临的问题，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有以下显著优势：
– 广泛连接异构系统
合思的方案能够广泛连接企业的各种异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是电子档案、自研OA还是其他数据来源，都能轻松整合到系统中。
– 涵盖多个环节
方案涵盖了档案数据来源、接口传输、自动归档等多个环节，实现了档案管理的全流程自动化。从数据的采集到归档，每个环节都能高效、准确地完成。
– 强大的规则引擎
合思的方案具有强大的规则引擎自定义搭建功能，能够根据企业的实际需求进行个性化配置。通过规则引擎，企业可以实现亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接。
– 电子原文件独立管理
方案采用电子原文件独立管理的方式，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这不仅提高了档案管理的效率，还降低了企业的存储成本。
方案实施的步步为营
合思与客户紧密合作，共同推进解决方案的实施。在实施过程中，主要采取了以下步骤：
– 系统对接与数据整合
合思的技术团队与客户的相关人员密切配合，进行系统对接和数据整合。确保各个系统之间的数据能够顺利流通，为后续的自动化管理奠定基础。
– 人员培训
为了让客户的相关人员能够熟练掌握系统的操作和使用，合思组织了专业的培训课程。通过培训，员工们能够快速上手，提高工作效率。
– 持续优化与调整
在实施过程中，合思不断根据客户的反馈进行优化和调整。确保方案能够更好地满足企业的实际需求，提高方案的有效性。
– 平稳过渡
为了减少对企业正常运营的影响，合思逐步推进档案的电子化管理。实现了从纸质档案到电子档案的平稳过渡，让企业能够顺利适应新的管理模式。
显著的成果与效益
通过实施合思的解决方案，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益：
– 线上单套制管理
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
– 档案利用率提升
档案多维度穿透查询功能，让档案的查阅变得更加简便高效。以电子借阅为主的方式，提升了档案的利用率，让企业的档案资产得到了充分的利用。
– 管理效能大幅提升
通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
– 成本节约
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提高财务管理的效率和效益。
客户的高度评价
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。客户表示，合思的解决方案有效解决了他们在财务管理和档案管理方面的痛点，提高了工作效率和管理水平。对合思的专业服务和技术支持也给予了充分肯定，认为合思团队能够及时响应并解决问题。通过与合思合作，企业在数字化转型方面取得了显著进展，为未来的发展奠定了坚实基础。
行动号召
该客户的成功案例为其他企业提供了宝贵的借鉴，充分展示了合思解决方案在财务自动化管理方面的有效性和可靠性。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，数字化转型已成为必然趋势。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为不同企业提供个性化的解决方案。
如果您的企业也面临着财务管理方面的问题，不妨抓住数字化转型的机遇，与合思合作，实现降本增效和可持续发展。现在点击免费试用，体验合思财务自动化管理方案的魅力，开启企业财务管理的新篇章！
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