合思解决方案：破解电子凭证管理与财务报销难题

在当今数字化浪潮中，电子凭证管理和企业财务报销领域正面临着诸多挑战。电子凭证全面数字化应用的道路上，横亘着凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等重重数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。

许多企事业单位仍存在逆数字化、伪数字化和非数字化现象。例如，将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账，或是需要手工查验其合法真实性。这些做法不仅容易导致会计核算出现数据错误，还会引发安全漏洞，让数据安全面临极大的风险隐患。

当前，企业正处于从纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期。大部分企业在会计凭证存储方面依旧停留在传统的纸质档案阶段，合规风险难以把控。部分企业虽已开始顺应数字化趋势，重视电子凭证档案管理，但仍需关注纸质凭证档案和电子凭证档案之间的主辅关系和索引体系。此外，高达30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这无疑为企业带来了较大的审计风险和税务风险。

电子凭证数字化转型具有多样性和复杂性。67.35%的受访者认为“缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发”，65.99%的受访者指出“涉及多个政府部门难以协同，即使电子归档”。从电子凭证入账归档情况来看，61.9%的受访者选择“主要以纸质报销单和电子发票（凭证）文件打印件手工入账”，47.28%的受访者选择“全套纸质档案归档，并保存电子凭证文件备查”，21.43%的受访者选择“全套纸质档案归档，不保存电子凭证文件”，合规风险难以控制。统一发票格式在解决这些问题中显得尤为重要，只有统一发票格式，才能更好地实现电子凭证的数字化管理和高效流转。

面对这些行业痛点，合思提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案。该方案基于广泛连接的生态和双轮驱动的模式创新，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费，均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。统一发票格式在这个过程中起到了关键作用，它使得数据的识别和处理更加高效准确。

为了更好地推动电子凭证的应用，合思通过加强培训和教育，提高企业和个人对电子凭证的认识和理解，让他们充分认识到电子凭证的优势和重要性。同时，合思积极参与完善法律法规，明确电子凭证的法律地位和使用规范，保障其合法权益。此外，合思还提供专业的技术支持和咨询服务，帮助企业解决在使用过程中遇到的技术问题。统一发票格式是规范电子凭证使用的重要基础，有助于企业更好地适应法律法规的要求。

合思鼓励企业积极采用电子凭证进行日常业务处理，以降低运营成本，提高效率。为此，合思建立了健全的安全防护体系，确保电子凭证的安全性，防止信息泄露和篡改。同时，加强对电子凭证使用的监管力度，打击违法行为，维护市场秩序。统一发票格式有助于保障电子凭证的安全性和规范性，促进市场的健康发展。

合思解决方案的核心功能亮点十分突出，在提升效率、保障安全、实现自动化等方面具有显著优势。

合思具有差旅申请功能，员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。同时，系统还支持商旅线上订购，员工可以进行机票、酒店等预订服务，方便商务旅行安排。员工还可以通过易商卡进行线下消费，实现无纸化报销，像办公用品购买等日常开支都能使用这种方式。统一发票格式使得差旅费用的报销更加便捷和准确，提高了员工的报销体验。

发票采集功能能够自动识别并录入各类发票信息，大大减少了人工输入错误。在审核对账时，系统会对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。统一开票功能则集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动。统一发票格式为发票采集和开票工作提供了便利，提高了财务工作的效率。

自动提报功能可定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，资金结算能快速完成付款操作，支持多种支付方式，提升了用户体验。档案归档功能会将所有相关文档资料妥善保存，便于日后查询和分析。统一发票格式有助于档案的规范管理和快速查询，提高了档案管理的效率。

合思的自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻了财务人员的工作量。此外，合思还具备总额受控功能，企业可以设定预算上限，防止超支情况发生。若有需要取消或更改行程的情况，系统的退票预定功能能够快速响应并提供解决方案。统一发票格式使得自动记账和预算控制更加准确和有效，为企业的财务管理提供了有力支持。

使用合思解决方案后，用户在成本控制、效率提升、合规性保障等方面能够获得显著的实际收益。

从成本控制角度来看，某世界500强央企试点单位实现全面数字化后，预计每年节省工时60万 +，节约纸张1000万 +，降低档案管理费用300万 +。某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除了纸张消耗和耗材成本，年节约成本4000万元。统一发票格式有助于实现会计资料的无纸化管理，从而降低企业的成本。

在效率提升方面，合思费控抽样企业的报销单量在2021 – 2023年期间呈现井喷式增长，从80w + 到900w +，这充分说明未来报销数字化转型已是必然趋势。某国民经典零食品牌应用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。统一发票格式使得报销流程更加高效，提高了企业的整体运营效率。

在合规性保障上，合思的发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。同时，合思保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。统一发票格式有助于提高发票识别和验真的准确性，保障企业的合规运营。

在提升管理水平方面，管理者能更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。例如，通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排；通过对比有无申请订购，识别异常不合规消费；根据差旅数据，向下挖掘并分析员工在不同地域差旅情况，以此对标签约企业、重点推进区域与实际情况的偏差。统一发票格式为企业的数据分析和管理决策提供了准确的数据基础。

下面列举一些典型场景，看看合思解决方案如何在这些场景中发挥作用。

在企业差旅报销场景中，员工通过合思平台进行差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。员工可在平台上进行商旅线上订购，选择机票、酒店等。消费时可使用易商卡线下消费，实现无纸化报销。报销流程中，系统自动进行发票采集、审核对账、统一开票、自动提报等操作，最后完成资金结算和档案归档，整个过程无需员工垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了报销效率。统一发票格式确保了差旅报销过程中发票信息的准确传递和处理，提升了报销的便捷性和准确性。

在日常费用管理场景下，企业设定预算上限，通过合思的总额受控功能防止超支。员工的日常办公用品购买等费用，使用易商卡消费后，系统自动采集发票信息，进行审核对账。财务人员可通过系统实时掌握资金流水，自动完成记账和归档工作，减轻了财务人员的工作量，同时保障了费用管理的合规性。统一发票格式有助于企业对日常费用进行有效的管理和控制。

对于财务核算场景，合思的自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，实现财务核算智能化。系统还支持与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，方便财务人员进行全面的财务核算和管理。统一发票格式使得财务核算更加准确和高效，促进了企业财务数据的共享和协同。

在档案管理场景中，合思的电子会计档案管理功能可将所有相关文档资料妥善保存，实现智能组单、四性检测等。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效，解决了传统纸质档案管理中查找困难、占用空间大等问题，提高了档案管理的效率和安全性。统一发票格式为电子会计档案的管理提供了规范和便利，提升了档案管理的质量。

以下分享几个客户成功案例，展示不同类型企业在使用合思解决方案后取得的显著成效。

某国民经典零食品牌，此前面临覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大等挑战。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。统一发票格式在该企业的转型过程中发挥了重要作用，促进了企业的数字化管理。

某企业主营业务建设覆盖面极广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理3500 + 订单均由财务手工录入、审批和记账，内部多系统并行数据不互通。使用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%，真正实现了企业降本增效。统一发票格式使得该企业的报销流程更加顺畅，提高了业财协同的效率。

某知名头部数字阅读品牌，存在数据分散内部多系统、业务流程断裂，每月处理大量单据需全量打印粘贴，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整等问题。引入合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设后，实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成效，如实时掌握付款进度，减少差旅超标情况，发票OCR识别验真保障费用合规，员工无需垫资、无需报销等。统一发票格式有助于该企业解决数据分散和流程断裂的问题，提升了企业的管理水平。

某世界500强旗下教育服务品牌，面临企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，实物存档占用较多物理空间，不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散等问题。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达91.6%。统一发票格式为该企业的电子化会计档案管理提供了基础支持，推动了企业的数字化转型。

如果您的企业也正在为电子凭证管理和财务报销问题而烦恼，不妨尝试一下合思的解决方案。合思提供免费试用，新客户可获得为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。合思拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。此外，合思具备强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。

如需进一步了解合思的解决方案，可通过拨打400 – 105 – 6505电话咨询，也可访问网站www.hosecloud.com，还能通过微信公众号二维码和小助手二维码获取更多信息。点击免费试用，开启企业财务数智化转型之旅！