合思档案：破解数电票时代企业档案管理难题

在当今快速发展的商业环境中，数电票正以前所未有的速度扩张。据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待加强。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，同时电子发票接收合法合规的政策也不断出台。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多档案管理难题。企业高管承受着巨大的纸质档案管理成本，不仅花费巨大，储存还占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据困扰，整理工作不仅耗费时间，还枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题。

从成本角度看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本。而手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，则属于高隐形成本。此外，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，使得企业面临高合规风险。

不过，国家政策为企业带来了新的契机。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，并且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了有效的档案管理途径。

多元角色需求一站满足

合思档案充分考虑企业不同角色的需求，为各类人员提供贴心服务。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。这不仅可以提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，还能借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松，同时提高档案利用效率。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，电子票据下载也更加便捷高效。

强大功能构筑档案管理基石

合思档案拥有丰富且强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面。
在多源采集方面，它提供接口互联和自主采集的方式。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，电子票据下载也能通过多种途径灵活完成。
智能制档功能体现了合思档案的科技实力。规则引擎可实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理上，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统还规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用方面，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，电子票据下载也能在这些应用场景中高效完成。

核心亮点彰显独特优势

合思档案具有多个核心亮点，为企业档案管理带来了创新性的解决方案。
大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理能力，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，电子票据下载在大数据解决方案下更加安全高效。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员有不同的查询方式和权限，电子票据下载也能在共享调阅中快速完成。

显著价值驱动企业发展

合思档案的价值体现在多个方面，能为企业带来实实在在的效益。
在降本增效方面，合思档案让企业更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%。
电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，电子票据下载也成为企业高效管理的一部分。

典型场景适配企业需求

合思档案适用于企业不同阶段的档案管理需求。
在业务流转阶段，可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，少量纸质会计资料可按需打印，电子票据下载也可在业务流转中及时完成。
档案采集阶段，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等操作。
档案制档阶段，系统自动整理、匹配、组件，完成档案制档。
档案管理阶段，以全量电子会计档案为主，包括电子会计凭证原件、纸质会计凭证影像、电子票据报表原件等，必要且少量的纸质档案作为辅助备查，可通过智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等方式主动利用电档，电子票据下载也能在档案管理各环节中顺利进行。

成功案例见证卓越成效

众多企业已经通过合思档案解决方案解决了档案管理难题，取得了显著的成效。
年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力，采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化和借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次，电子票据下载也更加高效。
共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合，采用单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业，档案管理低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理有诸多弊端、电子发票和回单存档不合规范，采用单套制管理方案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，电子票据下载也更加便捷统一。
中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等方面存在低效问题，采用单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位凸显差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
它拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。
合思档案获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等资质，具备强大的技术实力和安全保障。
在市场方面，合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证，具有良好的市场口碑和公信力。

合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化建设中发挥重要作用。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，方便企业咨询和使用。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

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