合思档案：开启财务数智化档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正驶入快车道。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。然而，传统财务档案管理却存在诸多痛点。例如好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题；COMMUNE幻师则存在成本高、效率低、合规难等困扰。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业财务档案管理带来了新的希望。

合思档案：功能蓝图与发展之路

合思档案拥有强大的功能蓝图，致力于为企业提供全方位的财务档案管理服务。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，极大地提高了档案管理的效率。其电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案数据的准确获取。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定坚实基础。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，保证档案的安全与有序。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务决策提供有力支持。

合思档案的发展历程也是一部不断创新与突破的历史。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了合思档案的征程。2020年，全面面向市场，积极响应国家政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作。2021年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业通过电子发票报销、入账、归档试点验收。2022年，推出全新“单套制”解决方案，为企业提供更高效的档案管理模式。2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，为企业的财务数智化转型提供了有力保障。财务稽核与审计支持在合思档案的发展过程中，始终是重要的考量因素，为企业的财务合规性提供了坚实支撑。

核心功能亮点：合规自动化数字化齐飞

合思档案的核心功能亮点突出，展现了全流程的合规化、自动化、数字化特点。在档案采集方面，采用开放式接口互联，实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保档案数据的准确与高效采集。财务稽核与审计支持在这一环节也得到了充分体现，通过精准的数据采集，为后续的稽核与审计工作提供了可靠的数据基础。

档案制档时，具备智能关联、自动组装的功能，同时进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件。这不仅提高了制档效率，还保证了档案的合规性和规范性。财务稽核与审计支持在制档过程中发挥着重要作用，确保档案内容符合相关法规和企业内部要求。

档案管理环节，实现了精准权限管控，档案目录可灵活扩展，同时采用水印管理，档号符合国标要求。这有效地保障了档案的安全性和完整性，为财务稽核与审计支持提供了良好的管理环境。

在档案利用方面，提供多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据。这使得档案利用更加便捷高效，为企业的财务决策和稽核审计工作提供了有力支持。财务稽核与审计支持贯穿于档案利用的各个环节，确保企业能够及时获取准确的档案信息，进行有效的财务分析和审计工作。

使用收益：成本节约效率提升显著

使用合思档案能为用户带来显著的收益，主要体现在成本节约和效率提升两个方面。自动化归档功能让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为财务稽核与审计支持提供了有力的数据保障。

以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本达338,910元。此外，像海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人；高新兴科技集团归档效率提升90%，为企业年节约成本30万+。这些案例充分证明了合思档案在成本节约和效率提升方面的显著效果，也为财务稽核与审计支持提供了更好的条件。

典型场景：全业务流程应用自如

合思档案在不同业务流程中都有广泛的应用。在电子凭证开具端，涵盖了国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。这使得企业能够全面管理各类电子凭证，为财务稽核与审计支持提供了丰富的数据源。

在电子凭证接收端，企业可通过OA的电子邮件接收、原文附件存档，接口直联、原文/文件上传，随手记录发票并提交付款单据、结构化文件归档存储等方式，进行发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等操作。这些功能提高了企业的财务管理效率，也为财务稽核与审计支持提供了便捷的操作途径。

在财务档案归档端，设有电子凭证池，可进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等操作，还有预档案台和智能档案。这确保了财务档案的规范归档和有效管理，为财务稽核与审计支持提供了可靠的档案保障。

客户成功案例：实际应用效果卓越

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现了打破壁垒，数据同源，自动组装，审计便捷，实物高效管理。减少了90%的人工耗时，总部接收减少80%的管理耗时，借阅管理减少67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在这个过程中，财务稽核与审计支持得到了有效体现，企业能够更加准确地进行财务分析和审计工作。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。财务稽核与审计支持在其中发挥了重要作用，帮助企业更好地管理财务风险，提高财务合规性。

金牌橱柜家居科技股份有限公司统一存储档案，搭建业务证据链，实现了数据共享和一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到100%。这为企业的财务稽核与审计支持提供了坚实的基础，确保企业的财务工作更加规范和高效。

帆书实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。财务稽核与审计支持在帆书的财务数字化转型中起到了关键作用，保障了企业财务数据的准确性和安全性。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业应抓住机遇，选择合思档案。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

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