合思档案：数电票时代企业财务档案管理的智慧之选

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度席卷而来。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设亟待加强，以适应这一“数字化凭证时代”的要求。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都呼唤着专业的“电子会计档案管理平台”。

在纸电混合时代，企业面临着诸多传统纸质档案管理的痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，还占用大量储存空间，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗时，还需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员出差、招待后报销纸质票据，流程繁琐至极。

传统纸质档案管理存在着高显性成本，比如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法有效利用；高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理注入了一剂强心针。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。

合思档案：全方位解决方案破难题

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位贴心的管家，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，则可以告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这样一来，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。

合思档案功能：全流程覆盖显实力

• 多源采集：数据获取的智慧之门
  合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还有预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  在智能制档方面，合思档案展现出独特的魅力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细管控的坚实保障
  档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：价值挖掘的高效利器
  档案应用功能丰富多样。合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。

合思档案核心亮点：卓越性能铸优势

• 大数据处理：海量数据的极速引擎
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率、释放档案数据价值。

• 合规性保障：政策遵循的可靠护盾
  具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

• 多场景适配：灵活应变的管理专家
  支持多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 电子与实物融合：无缝衔接的管理模式
  实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度进行自定义查询、全文检索、批量检索等。一站式预览，穿透联查，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

合思档案企业价值：降本增效促发展

合思档案为企业带来了显著的价值。它能显著降本增效，节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，帮助企业更有效的“收紧钱袋子”。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业提供有力支持。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

合思档案典型场景：广泛应用展风采

• 数电票管理：全流程闭环的高效之道
  在数电票管理场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物档案管理：创新便捷的管理模式
  对于实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配。支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现极简管理，低碳环保。

• 档案调阅：精细管控的查询利器
  在档案调阅场景中，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

• 档案合规检测：财务合规的坚实保障
  在档案合规检测场景中，证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案成功案例：实践验证显成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用空间，受环境因素影响或保管不善易损坏。财务账表归档装订复杂，手动操作耗时长易出错。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：差异化优势领风骚

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，100%自动归档，效率更高、准确性更强。符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，拥有国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等资质，在合规性保障方面更具优势。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业享受数字化转型带来的降本增效。在数电票快速扩张、2025年将完成全覆盖的趋势下，合思档案将持续迭代，凭借自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，接口开放，及时应对变化，为企业提供更优质的电子会计档案管理服务。

合思档案在全国多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询，网站www.hosecloud.com可了解更多信息，还有微信公众号和微信小程序可关注，方便企业获取服务和支持。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都选择了合思档案，并取得了良好的应用效果，企业可以放心选择合思档案，开启高效、合规、数字化的财务档案管理新征程。现在点击免费试用，体验合思档案带来的便捷与高效！