合思档案：引领企业财务数智化转型，实现业务流程优化

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业数智化转型已成为发展的必由之路，而财务数智化转型更是其中的关键一环。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思档案作为其重要产品之一，更是为企业财务数智化转型注入了强大动力，推动企业实现业务流程优化。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，满足企业在业务流程优化方面的需求。

数电票时代档案管理新挑战

随着企业数智化转型的推进，电子会计档案管理成为企业财务数字化建设的关键环节，合思档案应运而生。特别是在数电票扩张的背景下，企业财务档案管理面临着全新挑战。

2025 年要完成数电票全覆盖，企业财务档案管理的信息化建设亟待加强。在收票方面，多项政策肯定了电子发票和电子凭证的法律效力，推动电子凭证全流程标准化无纸化处理；开票方面，全国 36 个省市区实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件要求写入财务入账信息。

在纸电混合时代，90%的企业在档案管理方面遇到诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环，这对于企业的业务流程优化提出了更高要求。

企业档案管理痛点剖析

企业在档案管理方面存在着诸多痛点，不同角色面临着不同的问题，这些问题严重制约了企业的业务流程优化。
– 企业高管
纸质档案管理成本花费巨大且储存占地，档案数据没有汇总整理，难以分析利用，影响企业决策。在企业运营过程中，高管需要准确的数据来制定战略规划，但传统的档案管理方式使得数据难以整合，无法为决策提供有力支持。
– 财务人员
要处理大量档案数据，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作降低了工作热情。财务人员每天需要花费大量时间在档案整理上，这不仅效率低下，还容易出现错误，影响财务工作的准确性和及时性。
– 业务人员
在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，影响工作效率。业务人员的主要精力应该放在业务拓展上，但繁琐的报销流程占用了他们大量的时间和精力，不利于业务的开展。
– 企业整体
存在高显性成本浪费资源、高隐形成本导致内部协作滞后、高合规风险造成财税管理低效等问题，制约企业发展。这些问题相互影响，使得企业的业务流程无法顺畅运行，降低了企业的竞争力。

合思档案解决方案策略

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，为不同角色提供针对性解决方案，助力企业实现业务流程优化。
– 为 CEO/高管
能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过合思档案，高管可以轻松获取准确的财务数据，为企业的战略决策提供有力支持。
– 为归档员/财务
可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源和全流程透明流转。财务人员可以减少手动操作，提高工作准确性和及时性，将更多的精力放在财务分析和决策支持上。
– 为外部审计
能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这大大提高了审计工作的效率和准确性，减少了审计成本。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。以“便捷调阅不打印，混序归集免组装”为特点，实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程管理，为企业解决内外交困的档案管理问题，推动企业业务流程优化。

合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思档案核心模块揭秘

合思档案的核心模块功能强大，优势明显，能够为企业的业务流程优化提供有力支持。
– 多源采集模块
基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。
– 智能制档模块
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少 90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
– 档案管理模块
权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
– 档案应用模块
多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。提供多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控和线下实物的高度关联管理。

合思档案竞争优势凸显

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，能够更好地帮助企业实现业务流程优化。
– 技术实力强
拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，保障系统的安全性和稳定性。
– 大数据解决方案出色
合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，能支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，满足企业海量电子数据的存储与应用需求。
– 自主研发工具包
更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能有效应对数电票管理要求的特殊性。
– 服务客户众多
在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，得到众多知名企业的认可和选择。

合思档案成功案例展示

众多成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，能够为企业带来显著的业务流程优化效果。
– 某企业
年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证总量达 14W + 、单据总量达 50W + ，数据加载仅需 30s、关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次、单据与单据关联次数达 800 亿次。
– 世界上最大的重型装备制造商之一
面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
– 某企业
存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案通过数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
– 中国最大的 K12 民办教育集团之一
在档案采集、存储、整理、利用方面存在问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

合思档案服务体系保障

合思档案拥有完善的服务体系，为企业的业务流程优化提供全方位保障。
合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供及时、专业的服务。坚持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

提供全方位的服务，包括档案采集、整理、存储、管理、应用等全生命周期的服务，以及针对不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计）的个性化服务。客户可以通过多种方式联系合思，地点覆盖北京、上海等多个城市，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可以通过微信公众号和微信小程序获取服务。

合思档案通过领先的技术、全面的解决方案、优质的服务，能有效解决企业在档案管理方面的痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在政策推动、合规要求和当前经济环境下帮助企业降本增效的背景下，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现电子会计档案管理的理想之选。众多成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，能助力企业提升财务管理水平，实现业财融合，为企业的发展提供有力支持。合思档案以其灵活的配置、高效的性能、强大的功能和优质的服务，将持续为企业提供价值，推动企业财务数智化转型迈向新的高度。如果你也想体验合思档案带来的业务流程优化，点击免费试用，开启企业财务数智化转型新篇章！