合思档案：引领企业电子会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，企业面临着诸多挑战，尤其是在数电票管理和档案管理方面。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各层级人员也面临着不同的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本巨大、占地储存且数据难以分析利用而烦恼；财务人员因档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对繁琐而头疼；业务人员则被报销纸质票据流程繁琐所困扰。传统纸质档案管理更是存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。在此背景下，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，合思档案产品应运而生。

合思档案：财务数智化管理的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案致力于实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，能有效解决企业内外交困的档案管理问题，帮助企业节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。此外，它还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，有力地保障了会计法规遵循。

多维功能模块：打造高效档案管理体系

• 智能采集：多元渠道，精准汇聚
  合思档案的智能采集功能十分强大。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式实现对会计资料的采集，内部则通过EAI插件、API接口等进行采集。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，还支持手动采集和自主补录。例如，单张PDF大文件的多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板能实现结构化数据批量导入，确保会计法规遵循。

• 智能制档：规则驱动，高效关联
  利用规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。通过字段映射，能让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查询和分析。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，严格遵循会计法规遵循。

• 档案管理：精细管控，灵活配置
  权限管理方面，合思档案精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护和新增创建等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则和流水号重置规则，为会计法规遵循提供有力保障。

• 档案应用：多维检索，便捷应用
  多维检索功能满足多场景查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索以及批量检索。一站式预览实现穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，完全符合会计法规遵循要求。

优势对比：合思档案脱颖而出

• 成本优势：降本增效，立竿见影
  传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本，而合思档案能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能减少存储空间成本和打印成本。例如，某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本从每年143,773元（每年递增）降低到22,835元/年，有效遵循了会计法规遵循的成本控制原则。

• 效率优势：快速响应，高效运作
  传统档案管理在整理、匹配、查询等环节效率低下，而合思档案能提升检索效率90%。如某企业使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，还能实现电子会计档案的快速关联匹配。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，极大地提高了工作效率，确保了会计法规遵循的及时性。

• 合规优势：严格把关，确保合规
  传统电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案存在不可抗力损坏风险，而合思档案符合国家政策要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，实现归档即合规。如某企业使用合思档案后实现了100%合规性管理，充分体现了对会计法规遵循的严格执行。

• 数据利用优势：激活数据，创造价值
  传统档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，而合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、穿透联查等功能，方便企业快速查找完整业务链数据，进行数据分析和决策，完全符合会计法规遵循对数据有效利用的要求。

应用案例：见证合思档案价值

• 海量单据企业：实现业财一体
  某年单据量达2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，严格遵循了会计法规遵循。

• 集团型企业：标准化与合规并行
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应政策。记账凭证、报账单电子占比达100%，银行回单电子占比80%，电子发票电子占比90%，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，切实做到了会计法规遵循。

• 教育集团企业：简化流程，高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难，存储环节实物存档占用空间、易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、易出错，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单实现了高效管理，充分体现了对会计法规遵循的落实。

未来展望：推动企业数字化转型

合思档案帮助众多企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现了会计档案价值的深度应用。多家客户反馈，使用后在业务效率提升、成本降低、合规性保障等方面取得了显著成效，严格遵循了会计法规遵循。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的应用案例，将在未来市场中为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，推动企业实现全面数字化。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为不同地区、不同行业的企业提供及时、专业的服务，保障合思档案在企业中的有效应用和持续发展。同时，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项资质，且通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障能力，为其未来在市场中的竞争和发展奠定了坚实基础。

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