在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业不同层级人员在传统纸质档案管理中都面临着诸多痛点。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，还需要占用大量的存储空间；而且档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有效支持。财务人员则被巨大的档案数据量压得喘不过气，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对工作枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
传统纸质档案管理存在着诸多弊端。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本高，同时还需要大量的档案室和档案柜来存储，占用了大量的空间资源。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据时难以有效利用，效率低下。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，遇到不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力。这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。而合思档案的解决方案，正是企业应对这些挑战的得力助手。
合思档案多元方案应对复杂需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多优势。它可以实现便捷调阅，无需打印，混序归集也无需组装。其涵盖的范围广泛，包括电子档案如发票、单据、凭证、账簿、报表等，以及纸质档案如自定义档案、实物备查解决方案。
大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。业务系统的共享调阅解决方案可以让档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案则能智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案，保障财务信息追溯的准确性和可靠性。
合思档案核心功能彰显管理优势
合思档案在智能采集方面表现出色。它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，例如单张PDF大文件多张回单/发票可以自动切割，自定义配置Excel导入模板能实现结构化数据批量导入，为财务信息追溯提供了丰富的数据来源。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具有关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化，确保财务信息追溯的高效性。
档案管理具备权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为财务信息追溯提供了安全可靠的保障。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，方便财务信息追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用。
合思档案应用案例见证显著成效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本降低，财务信息追溯更加便捷。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，大大提高了财务信息追溯的效率。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，为财务信息追溯提供了有力支持。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，方便进行财务信息追溯。
在当前经济环境下，企业面临着降本增效和合规经营的双重压力。合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约70%的纸张成本，75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性，做到应收尽收，实现归档即合规。它助力企业实现业财融合，让有限的资源发挥更大的效益。
电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能够帮助企业实现全面数字化，让数据“活起来”，实现数据价值，资源重组实现企业效益最大化。合思档案拥有众多客户案例，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，众多客户如中交水规院、金牌橱柜等对其给予了高度评价，证明了合思档案的可靠性和有效性。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，不妨点击免费试用合思档案，开启财务档案管理的新篇章，让财务信息追溯更加高效、准确。
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