合思档案：助力企业实现项目财务合规的数字化档案管理利器

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，且政策上电子发票接收合法合规。早在2016年，电子会计档案的法律效力就得到了肯定，2020年电子凭证法律效力也获认可。这意味着企业财务档案管理正直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

然而，在纸电混合时代，企业在纸质档案管理方面却面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而苦恼。财务人员则要处理大量档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对。业务人员的报销纸质票据流程也十分繁琐。

纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，对档案室、档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用。更重要的是，其面临高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

值得庆幸的是，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且需关注档案全生命周期管理闭环。在此背景下，合思档案应运而生，为企业解决项目财务合规等档案管理难题提供了专业方案。

专业平台 多元方案解难题

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于解决企业档案管理痛点。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，可适应数电票管理要求的特殊性，帮助企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求，保障项目财务合规。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。其单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为项目财务合规提供有力支持。

功能概览 全方位助力档案管理

• 多源采集 灵活高效
  合思档案具备多源采集功能。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，可自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料，确保项目财务相关档案资料的全面收集。

• 智能制档 精准匹配
  在智能制档方面，通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能。通过字段映射让查阅更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，提高项目财务档案管理的准确性和效率。

• 精细管理 规范有序
  档案管理上，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，保障项目财务档案管理的规范性和安全性。

• 深度应用 高效便捷
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览可穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用功能，提升项目财务档案的利用价值。

核心亮点 特色功能显优势

• 大数据解决方案 深挖数据价值
  大数据解决方案能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑安全存储机制，提供多种档案数据下载方式，拥有海量数据匹配引擎和映射引擎，并有专利技术支撑，为项目财务合规提供数据保障。

• 档案扩展解决方案 灵活管理档案
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，还能进行财务档案全生命周期管理，满足项目财务档案多样化管理需求。

• 证据链完整性解决方案 保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保项目财务档案的严谨性。

• 共享调阅解决方案 满足多元需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照多种维度查询条件和多种浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询和使用方式，提升项目财务档案的共享和利用效率。

价值凸显 为不同角色赋能

• 助力CEO/高管 决策数智化
  对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，保障项目财务合规，为企业战略决策提供有力支持。

• 提升归档员/财务工作效率
  归档员/财务使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，确保项目财务档案管理工作的高效开展。

• 方便外部审计 提高审计效率
  外部审计通过合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计效率，保障项目财务合规审查的顺利进行。

典型场景 满足多样档案管理需求

• 日常业务流转 全程电子化
  在企业日常业务流转中，合思档案可实现全量电子会计资料直联，上传纸质原始凭证影像，支持少量纸质会计资料打印，仅年报及其他永久保存价值会计资料等可打印，完成档案采集、制档、管理和利用等环节，保障项目财务档案在日常业务中的规范管理。

• 实物档案管理 线上线下融合
  对于实物档案管理，合思档案能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，提供打标 – 到单 – 装盒 – 上架等可逆流程，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务实物档案全流程线上化管理，确保项目财务相关实物档案的有序管理。

• 数电票场景 全流程闭环
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障项目财务在数电票时代的合规性。

• 审计项目管理 提供有力支持
  企业在进行审计、项目管理等工作时，合思档案可提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案等应用功能，满足业务需求，为项目财务审计和管理提供有力支持。

成功案例 彰显应用成效

某企业年单据量2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显著提升，如凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载仅30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效保障了项目财务合规。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，如实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为项目财务合规管理树立了典范。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，检索依赖多端系统，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理等成效，预估节省总成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了项目财务档案管理水平。

中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在痛点。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了项目财务档案管理的合规与高效。

市场定位 差异化优势显著

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。合思服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，获得信息安全等级保护三级认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供优质的服务和支持，为企业项目财务合规管理提供坚实保障。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将持续创新和发展，为企业提供更优质的服务和解决方案。

合思档案在众多企业中取得了显著的应用成效，获得了客户的高度认可。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思，点击免费试用，开启数字化档案管理新体验，为项目财务合规保驾护航。