在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的发展与管理模式正经历着深刻变革。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，始终聚焦于技术创新应用。这家高科技企业每年将超过营业收入10%的资金投入到研发中，拥有核心知识产权超过2000项。其规模也不容小觑，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，还拥有5个信息化系统，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。然而，在辉煌的背后，高新兴科技集团在档案管理方面却面临着诸多挑战，这些问题犹如隐藏在暗处的礁石，随时可能影响企业的平稳前行。
档案管理困境凸显
- 成本之殇：繁琐流程下的高成本负担
高新兴科技集团在档案管理方面，成本居高不下。报销、采购付款等业务流程需要大量的人工操作，从打印、整理到装订及归档，每一个环节都耗费着大量的时间和精力。这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。想象一下，员工在需要查阅档案时，要经历复杂的手续，耗费大量的时间在寻找和借阅档案上，这无疑降低了工作效率，增加了企业的运营成本。 - 隐患重重：合规性风险的潜在威胁
电子源文件未合规保存，是高新兴科技集团档案管理的一大隐患。在当今严格的会计电子档案管理法规下，这种情况不符合相关要求。而且，档案归档规范由人工控制，缺少系统化的控制手段，存在着合规性隐患。一旦在财务稽核与审计支持过程中被发现问题，企业将面临巨大的风险。 - 效率之困：低利用效率阻碍企业发展
目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大。员工需要耗费大量的人力去查找所需的档案信息，而且不能实现跨系统调阅。这就好比在一个庞大的图书馆里，没有有效的索引系统，读者很难快速找到自己需要的书籍。这种低效率的档案利用方式，严重阻碍了企业的发展，无法满足企业在财务稽核与审计支持等方面的需求。
合思解决方案闪亮登场
- 低开发成本：无缝对接异构系统
合思为高新兴科技集团提供了一种低开发成本的解决方案。通过对接各类异构系统，生成式接口能够自动采集档案数据。它可以连接NCC、U9、OA、CBS等系统，就像一个智能的桥梁，将不同的系统连接在一起，实现数据的流通和共享。这种方式大大降低了开发成本，提高了数据采集的效率，为企业的档案管理提供了有力的支持。 - 自动制档：释放财务人员精力
合思的解决方案实现了自动制档功能。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这就好比一个智能的档案管理员，能够自动完成档案的整理和归档工作，释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务稽核与审计支持等核心业务。 - 全场景数字化利用：打破查询壁垒
合思解决方案实现了档案全场景数字化利用。它打破了传统档案查询需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。员工只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这就像一个超级搜索引擎，能够快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了档案利用效率，为企业的财务稽核与审计支持提供了便捷的服务。
专业实施有序推进
合思在为高新兴科技集团实施解决方案时，按照专业流程有序推进。从需求调研、方案设计到系统开发、测试上线，每一个环节都经过精心策划和严格把控。合思的专业团队凭借丰富的经验和专业的技术，确保了解决方案的顺利实施，为高新兴科技集团的档案管理转型提供了坚实的保障。
显著成果效益彰显
- 归档效率大幅提升
高新兴科技集团使用合思解决方案后，归档效率提升了90%。原本繁琐的档案归档工作变得轻松快捷，员工不再需要花费大量的时间和精力在档案整理和归档上。这不仅提高了工作效率，还让员工能够将更多的精力投入到核心业务中，为企业的发展创造更多的价值。 - 成本节约成效显著
该解决方案还为企业年节约成本30万 + 。通过降低档案管理成本，提高工作效率，企业在财务上实现了显著的节约。这部分节约下来的成本可以投入到企业的研发、市场拓展等领域，进一步提升企业的竞争力。同时，高效的档案管理也为企业的财务稽核与审计支持提供了更好的基础，确保企业在合规的前提下实现可持续发展。
客户满意反馈良好
高新兴科技集团对合思的解决方案非常满意。通过合思的解决方案，企业实现了降本增效的目标。在档案管理方面，不仅提高了效率、降低了成本，还解决了合规性隐患等问题。在财务稽核与审计支持等方面，也提供了更加便捷、高效的服务。这让企业能够更加专注于核心业务的发展，提升了企业的整体竞争力。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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