在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度在我国推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是财务数智化的必行之路，更是企业优化管理流程、降低成本、实现绿色化转型的关键契机。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子凭证系统升级提供了极具价值的参考和借鉴。
传统档案管理痛点剖析
传统档案管理模式在当今数字化时代逐渐暴露出诸多弊端，成为企业发展的掣肘。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常陷入繁琐的单据、发票、回单和凭证一致性确认工作中，耗费大量时间和精力。而且，纸质档案的易遗失性使得档案管理工作充满不确定性。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作效率。此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本居高不下。更重要的是，传统纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE 幻师同样面临着传统档案管理的困境。档案耗材、打印、存储成本高，导致企业运营成本增加。门店报销周期长达 2 个月，严重影响了员工的工作积极性和企业的资金流转效率。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，使得企业的财务数据难以得到有效利用。
云南菜品牌连锁经营作为连锁企业，面临着更为复杂的档案管理问题。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，增加了企业的运营成本。档案存储成本也不容小觑，档案盒、档案柜等存储资源的耗费巨大。同时，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量纸质档案资料的查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统中，档案数据难以整合和利用。会计人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作效率低下。财务临时保管 1 年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时需要人工逐一翻查，增加了工作的复杂性和成本。
合思档案解决方案策略
合思档案针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提出了一套全面、高效的解决方案。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联和自主采集的方式，能够与企业的各种业务系统进行无缝对接。大文件自动切割和数电票自动化解析功能，使得档案采集更加高效、准确。
档案制档环节，合思档案实现了智能关联和自动组装，能够快速将相关的档案数据进行整合。同时，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。
档案管理环节，合思档案做到了精准权限管控和档案目录灵活扩展。水印管理和档号符合国标要求，保障了档案的安全性和规范性。
合思档案核心模块揭秘
合思档案拥有多个核心模块，为企业的电子凭证系统提供了强大的支持。
智能采集模块通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）进行档案数据采集，能够快速、准确地获取企业的各类档案信息。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，对采集到的数据进行预处理，确保数据的完整性和准确性。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了一站式的档案管理服务。
档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，帮助企业更好地利用档案数据，为企业的决策提供支持。
合思档案竞争优势突显
与其他电子凭证系统相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，拥有强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的电子凭证系统。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、高效的服务，确保客户在使用电子凭证系统过程中遇到的问题能够得到及时解决。
合思档案成长历程丰富，从 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，不断迭代升级，紧跟政策和市场需求。这种持续的创新能力使得合思档案能够更好地满足企业的多样化需求。
自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思档案成功案例展示
合思档案在众多企业的应用中取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。
COMMUNE 幻师通过上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
云南菜品牌连锁经营与合思合作后，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求。系统内可视化管理档案数据，一目了然；业财融合提升 80%，节省打印、存储等总体成本 30 万/年；财务提效 90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案解决方案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。
合思服务体系保障
合思为客户提供了全方位的服务体系，确保客户能够顺利使用电子凭证系统。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品。
在全国 22 个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。
通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大服务范围，提高服务的可及性。
秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
在电子凭证全流程无纸化成为财务数智化必行之路的今天，我国电子凭证改革正不断加速。合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能够帮助企业解决传统档案管理中的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您也想体验电子凭证系统带来的便捷和高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的数字化之旅。
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