在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着深刻的变革。2025年即将实现数电票全覆盖，这一举措犹如一场风暴，给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要一个专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业面临着诸多困境。企业高管们为纸质档案管理的高成本、大占地以及档案数据难以分析利用而忧心忡忡。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求巨大，这些显性成本如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用，隐形成本也在悄然增加。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还容易导致纸质档案损坏，企业面临着高合规风险。
对于财务人员来说，他们每天需要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥繁复，效率低下。业务人员报销纸质票据的流程繁琐耗时，极大地影响了工作体验。企业在推行数字化的过程中，虽然通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，无法保证档案的原生性，难以实现企业的全面数字化。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的电子会计档案管理带来了曙光。
多元角色解决方案，满足企业多样需求
合思档案深知企业不同角色在档案管理中的痛点，为他们提供了针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在这个信息爆炸的时代，财务信息追溯对于企业的决策至关重要。通过合思档案，企业可以提升财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。这不仅能够降低企业的运营成本，提高效率，还能实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定基础。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率得到了极大的提升。他们告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源，全流程透明流转。在财务信息追溯的过程中，他们可以轻松监控、分析档案数据，完成档案管理工作，提高档案的利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，保证了审计工作的准确性和规范性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。在财务信息追溯方面，它能够实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
核心功能卓越，彰显独特优势
合思档案拥有众多核心功能和优势，在电子会计档案管理领域独树一帜。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它通过接口互联实现自主采集，提供自动生成式Open API，能够快速集成各种系统。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于零散的会计资料，单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。在财务信息追溯时，多源采集功能能够确保数据的完整性和准确性。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。在财务信息追溯过程中，它可以实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能及关联任务执行进度可视化，字段映射让查阅更加便捷，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。
合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。在财务信息追溯时，这种双模式检测方案能够确保档案的合规性和准确性。
档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，还有水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。这使得企业在财务信息追溯时，能够更加安全、便捷地管理档案。
实际应用案例，见证显著成效
合思档案在不同企业的应用场景中，展现出了强大的实力和显著的价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。在财务信息追溯方面，它简化了装订流程，最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。该企业的凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了工作效率。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。在财务信息追溯过程中，它实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。该企业的整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案提供了数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在财务信息追溯方面，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多低效问题。合思档案采用数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构。在财务信息追溯时，它简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决档案管理的痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。
合思档案已经获得了众多企业的认可，广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都是其客户。众多客户分享了使用合思档案后的良好体验和显著成效。
如果您的企业也想抓住电子会计档案管理的趋势，解决档案管理的难题，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，了解更多合思档案产品信息并开启档案管理数字化之旅。现在点击免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和卓越优势！
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