合思档案：破解企业费用报销与档案管理难题，开启数字化转型新征程

在当今纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点与挑战。对于企业高管而言，传统纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于纸张、印刷、存储设备等，而且占据大量物理空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员在日常工作中，需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，费用报销相关的票据和数据处理更是枯燥繁复，耗费大量时间和精力。业务人员在费用报销时，纸质票据留存上交流程繁琐，影响工作效率。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。

传统纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。

企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，无法保证档案原生性，影响企业财务档案管理合规和全面数字化。而合思档案产品的出现，正是为了解决这些难题。

合思档案：财务数智化的得力助手

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。

合思档案基于广泛连接的生态，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合。在费用报销方面，它能极大简化流程，提高报销效率。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性。它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的实力和可靠性。

使命愿景：助力企业档案数字化转型

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它旨在携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在费用报销及档案管理的各个环节，合思档案秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

它致力于为企业提供符合国家政策要求的档案系统，保障电子会计档案合规性管理，实现企业全面数字化的“最后一公里”。通过合思档案，企业可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，打响数字化转型决胜之战。

功能模块：全方位覆盖费用报销与档案管理

合思档案的功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等环节。在费用报销相关的数据采集方面，多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据；还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据查询更便捷、分析更直接。

功能亮点：便捷高效合规的费用报销体验

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。在费用报销档案调阅时，打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用；同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，确保费用报销数据的准确性和合规性。

拥有大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让费用报销相关数据的处理更加高效。

数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，进一步优化费用报销流程。

产品优势：广泛连接合规可靠的费用报销之选

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，支持与众多合作伙伴的系统集成。在费用报销方面，能够实现不同系统间的数据交互，提高报销流程的协同性。

100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，提高工作效率，降低人工成本，让费用报销后的档案归档工作更加轻松。

符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格，满足国家对于电子会计档案的相关规定，确保企业档案管理合法合规，保障费用报销数据的合规性。

灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对政策变化和企业需求的升级，让费用报销管理始终紧跟时代步伐。

目标用户与场景：满足不同角色费用报销需求

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管来说，通过合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，在费用报销管理方面能够从宏观层面进行把控和决策。

归档员/财务能提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，特别是在费用报销的档案整理和归档工作中，能够节省大量时间和精力。

外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，方便在费用报销审计过程中获取相关数据和信息。

其应用场景涵盖企业日常的档案管理、财务入账、审计查询等多个环节。在档案管理方面，可实现电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，如多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控等，对于费用报销档案的管理更加全面和高效。

在财务入账方面，可实现数电票全流程闭环管理，确保财务数据的准确和合规，让费用报销的入账工作更加规范。

在审计查询方面，可提供证据方案库、凭证抽凭查询等功能，方便审计人员开展工作，对于费用报销的审计更加便捷。

成功案例：见证合思档案费用报销管理成效

海亮教育表示，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，朝着财务办公室无纸化目标迈进。在费用报销管理上，流程更加高效，人员成本得到有效控制。

徐福记称，公司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。费用报销的流程更加顺畅，数据管理更加便捷。

中交水规院提到，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在费用报销档案管理方面，实现了成本节约和效率提升。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。费用报销相关数据的查阅和管理更加方便快捷。

合思档案通过领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证等的自动匹配、应收尽收，能有效解决企业在档案管理方面面临的各种痛点，特别是在费用报销管理方面具有显著优势。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现档案管理数字化转型的优质选择。

合思档案拥有专业的研发团队和完善的服务体系，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供全方位、优质的服务。

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