在当前经济环境下,企业发展面临着诸多挑战。集体进入低速增长阶段后,利润下滑成为普遍现象,而“净利润黑洞”也悄然浮现,其中惯性思维、业财脱节、预算失控成为阻碍企业挖掘更多利润的关键因素。差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本,虽在企业现金流中占据重要地位,但却如一颗定时炸弹,不断侵蚀着企业的净利润。
2023 年企业差旅市场经历“井喷式”增长后,2024 年转向平稳增长。然而,机票折扣的回落和酒店价格的增长,让企业在拓展业务与成本管控之间陷入两难,成本压力难以有效释放。许多企业采取“硬控”手段,虽短期内效果显著,但却牺牲了员工体验,影响了员工积极性和雇主关系,不利于企业的可持续发展。此外,线下差旅费用的不透明性也给企业成本管控带来了严峻挑战。根据合思调研数据,企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目金额占比高达 31%,而大部分企业对此类线下场景缺乏有效管控手段,成为差旅费用管控的“盲点”。在这样的背景下,合思提供的解决方案显得尤为必要。
全景式差旅管控方案大揭秘
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,为客户提供全方位的财务数智化服务,涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等领域。
合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”独具匠心。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时,可获得一定金额的红包奖励,这些奖励能在合思商城内用于个人消费。这一举措打破了员工与企业在“省钱”上的对立关系,同时为企业建立了无需额外支出的员工激励机制。
在资源整合方面,合思与众多在线旅游代理建立了深度合作关系,构建了覆盖全国 2000 + 县市区的 170 万 + 酒店资源网络,能够满足不同客户群体的个性化需求。不仅如此,合思还整合全球优质服务商渠道,覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等。员工出差海外时,能快速获取高性价比的出行选择。合思商城还提供“线上 + 线下”多渠道预订服务,并配备 7 * 24 小时中英文客服支持,确保及时响应企业员工的出行需求。
核心功能亮点:科技赋能差旅管理
基于 BI 差旅风控系统,合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比,对企业差旅活动进行全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准,一旦发现异常便及时发出预警,实现费用透明化管理。
2024 年起,合思将陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等功能。AI 助手能够根据员工的行程、差旅标准、出行习惯,智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议,确保员工在合规的前提下,获得更高性价比的差旅服务。它还能自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务,避免人工预定错误,提高效率。同时,AI 助手还会提供目的地的旅行小贴士,如天气、文化习俗、安全事项等。
合思易商卡是费用透明化管理的又一利器。它将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权,员工手机中生成特制二维码,利用银联系统全面覆盖的数字支付通道,实现线下消费的全场景覆盖。员工在“能扫码”的消费场景里,企业公户可直接对商户付款,同步自动获取凭证入账归档,消灭了企业员工因公消费管理“盲区”。
合思提供的智能差标功能,包括区县级差标管控和淡旺季差标管控,能够根据不同区县类型和市场价格波动,科学设置更加精确的差标管控金额。既能保证员工在不同季节和地区的出差体验,又能实现企业差旅成本的合理控制,进一步推动费用透明化管理。
企业收益:成本、效率、体验全面升级
企业借助合思的精细化管控,能够科学地降低差旅成本,提升运营效率。合思平台数据显示,首批开启合力省的企业,超标订单大幅下降,差旅预算节省幅度可观。这充分体现了合思在费用透明化管理方面的成效。
员工无需花费大量时间自行规划行程,在合思 AI 智能推荐助手的帮助下,可轻松获得符合企业差标、预算和员工偏好的高性价比酒店入住和出行方案。这不仅节省了费用,还减少了员工在差旅申请和预定过程中花费的时间,加强了企业对差旅成本的控制与管理。
应用电子会计档案可降低 70%的档案耗材和存储成本,节约整理成本 75%,检索效率提升 90%,并实现 100%管理合规。这不仅助力企业双碳指标落地,还完成了全面智能化的最后一公里闭环,在费用透明化管理的同时,提升了企业的综合效益。
合思全流程数智化差旅管理解决方案实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖,让企业在差旅管理中获得性价比更高的资源。同时,该方案实现了全流程管控、全产业链优化和全员参与,提升了企业整体运营效益,为企业的费用透明化管理提供了有力保障。
典型场景应对:精准解决差旅难题
当企业在下沉市场拓展业务,差旅目的地向三四线及以下城市转变时,传统差旅管控仅能到“市”,无法精准控制区县成本。合思与 OTA 合作,建立覆盖全国 2000 + 县市区的酒店资源,并根据不同区县类型科学设置差标管控金额,帮助企业实现精细化成本控制,确保费用透明化管理。
企业开展出海业务时,面临海外差旅资源分散、信息碎片化、多平台操作等难题。合思整合全球优质服务商渠道,提供覆盖全球 70 多个国家的酒店、航空、打车等资源,配备 7 * 24 小时中英文客服支持,还提供一站式多语言服务解决方案,让企业海外差旅费用透明化。
企业线下差旅费用管控存在盲区,线下消费不透明,真实性难判断。合思易商卡实现线下消费全场景覆盖,企业公户对商户直接付款,同步自动获取凭证入账归档,解决了线下费用管控难题,实现费用透明化管理。
在数电票时代,企业会计凭证管理面临挑战,传统纸质档案管理成本高、合规风险难控制。合思提供电子会计档案管理平台,适应财务档案全链路管理需求,盘活业财数据价值,赋能企业决策,助力企业实现费用透明化管理。
客户成功案例:实力见证解决方案价值
某企业员工小张曾因住宿差标低,通过违规添加同行人提升住宿标准,给企业带来损失。应用合思系统后,企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查,发现大量员工存在此类违规情况,损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度,并加强差旅数据监控,有效实现了费用透明化管理。
2023 – 2024 年,使用合思合力省项目的企业超标订单占比从 4%下降到 2%,已累计帮助企业节省差旅费 533 万元。某企业自 2024 年 3 月开通以来,员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元,员工节省得越多,获得的红包金额越大。根据企业调研,员工对红包使用满意度高,企业反馈该项目有效节省了企业差旅费,形成双赢局面,进一步验证了合思在费用透明化管理方面的成效。
2023 年,某连锁零售企业业务转向三四线小城镇的商超渠道,此前差旅管理仅能管控到市级地区。与合思商城深入沟通后,重新制定全新差旅管控方案,将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年,尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%,但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%,实现了费用透明化管理。
合思档案客户企业数量增长显著,截至 2024 年 7 月,近三年客户企业增长比例分别为 71%、213%和 220%。企业通过应用电子会计档案,降低了档案耗材和存储成本,提升了检索效率,实现了管理合规,为费用透明化管理提供了有力支持。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中,企业不仅优化了成本结构,更激活了增长潜力,让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,已获得 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人的选择,能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营,让有限更有效。
面向未来,企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索 AI 技术,迎合企业未来差旅管理的发展趋势,让企业“用得丝滑、管得无形”,帮助企业在 AI 时代赢得成本优势,挖出更多净利润。企业可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思的更多信息,添加合思小助手,加入未来财务人社群,关注合思动态。现在点击免费试用,开启企业差旅费用透明化管理新征程!
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