在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，让企业突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，更是具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的发票信息管理提供了宝贵的经验和方向。
金牌橱柜：档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司，成立于1999年，宛如一颗闪耀的明星，在国内高端整体厨柜及定制家居领域占据着重要的地位。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内展现出强大的实力和影响力。然而，即便如此优秀的企业，在档案管理方面也面临着诸多难题，尤其是在发票信息管理上遭遇了瓶颈。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，难以形成一个完整的整体。企业需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架这些档案，这一过程不仅耗费大量的人力和时间，而且档案数据难以得到有效的利用。在发票信息管理上，这些分散的档案数据使得发票信息难以整合和分析，无法为企业的决策提供有力的支持。
在保管环节，财务需要临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这种繁琐的流程增加了档案管理的复杂性，也容易导致档案的丢失或损坏，影响发票信息的安全性和完整性。
在存储环节，企业采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。这不仅需要占用大量的空间，还增加了管理成本，同时也不利于档案的查询和利用。在发票信息管理方面，纸质发票的存储和查询效率低下，无法满足企业快速发展的需求。
合思档案：量身定制解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，有效解决了发票信息管理的难题。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得企业的档案数据更加有序和完整。在发票信息管理方面，统一存储使得发票信息能够集中管理，方便企业进行查询和分析，提高了发票信息的利用效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务层面追溯到财务数据，也可以从财务数据反推业务情况，使得企业的业务和财务信息更加透明和准确。在发票信息管理上，完整的业务证据链能够确保发票信息与业务的真实性和一致性，为企业的财务管理提供了有力的保障。 -
数据共享：一站式查阅便捷高效
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业员工可以通过一个平台快速查阅到所需的档案信息，无需在多个系统中来回切换，大大提高了工作效率。在发票信息管理方面，一站式查阅功能使得员工能够快速找到发票信息，节省了时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：助力降本增效
海量银行回单自动采集、切割、组装，合思档案实现了银行回单的全面无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率。在发票信息管理上，银行回单的无纸化管理使得发票信息与银行回单的匹配更加准确和高效，进一步提升了企业的财务管理水平。
金牌橱柜：使用合思档案成效显著
在采用合思档案解决方案后，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效，尤其是在发票信息管理上实现了质的飞跃。
通过合思档案的应用，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。这意味着企业员工在处理发票信息时，能够更加快速准确地完成匹配工作，大大提高了工作效率。档案查询耗时也减少了80%，员工可以在短时间内找到所需的发票信息，为企业的决策提供了及时的支持。
在成本方面，预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的工作流程，减少了纸质档案的存储和管理成本，以及人力成本的支出。在发票信息管理上，成本的降低使得企业能够将更多的资源投入到核心业务中，提升企业的竞争力。
同时，合思档案确保了档案合规性达到100%。在发票信息管理方面，合规的发票信息能够避免企业面临税务风险，保障企业的健康发展。
合思档案：为企业创造多元价值
合思档案为企业带来的价值不仅仅体现在金牌橱柜的案例中，它具有更广泛的应用和深远的意义。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。在发票信息管理上，自动化归档使得发票信息能够及时、准确地归档，提高了发票信息的管理效率和质量。
通过实施合思档案解决方案，企业在提高工作效率的同时也实现了成本的显著降低。这使得企业能够在激烈的市场竞争中占据更有利的地位，实现可持续发展。在发票信息管理方面，成本的降低和效率的提高能够为企业带来更多的经济效益。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案将继续发挥重要的作用，为企业提供更加优质的服务和解决方案。如果您也想体验合思档案带来的高效发票信息管理和卓越价值，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新征程！
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