合思档案：解锁财务档案管理新境界

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理犹如置身于迷雾之中，面临着重重痛点。企业高管常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地庞大而苦恼，大量未汇总整理的档案数据，宛如散落在角落的珍珠，难以发挥其分析利用的价值。财务人员则深陷档案数据的汪洋大海，繁琐的整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的流程枯燥又繁复，仿佛陷入了一场永无止境的“数据马拉松”。业务人员在出差、招待后的报销环节，面对纸质票据的繁琐流程，也只能无奈叹息，宝贵的时间就在这一道道手续中悄然流逝。

高显性成本如同一座沉重的大山，压在企业的肩头。纸质凭证输出的耗材成本节节攀升，档案室、档案柜等存储空间的需求也与日俱增。高隐形成本更是如同隐藏在暗处的“幽灵”，手工装册归档的重复性工作量大得惊人，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据难以得到有效利用。而高合规风险则像悬在企业头顶的“达摩克利斯之剑”，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案可能瞬间损坏，给企业带来无法估量的损失。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，企业急需一款专业的电子会计档案管理平台，来应对这场前所未有的变革。同时，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依然如鲠在喉，严重影响了企业全面数字化的进程。

合思档案应运而生，如同一位经验丰富的领航员，为企业的财务档案管理指引方向。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，宛如一张紧密的大网，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制与场景拓展 档案管理新蓝图

单套制解决方案犹如一把神奇的钥匙，开启了便捷调阅的大门。它实现了不打印档案，让企业告别了纸张的浪费；混序归集免组装，打破了传统档案管理的繁琐流程。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率大幅提升，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为企业的财务档案管理带来了全新的变革。

档案扩展解决方案则为企业提供了无限的可能。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身的管理需求，自由定义归档目录，如同为自己量身定制了一件合身的衣服，让档案管理更加贴合企业的实际情况。

证据链完整性解决方案就像一位严谨的侦探，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让企业的财务档案管理无懈可击。

核心功能亮点 管理操作新体验

多源采集功能宛如一个强大的“数据收集器”，支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，让数据采集变得轻松自如。

智能制档功能就像一位智慧的魔法师，通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理的关联检索、全文检索等功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让制档过程更加高效、精准。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件如同一件精美的艺术品，可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”，为企业的档案管理增添了一抹独特的色彩。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案如同一位严格的“质量检查员”，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，让企业的财务档案管理更加安全可靠。

使用收益显著 企业价值新提升

合思档案能为企业带来显著的降本增效效果，就像一位精明的管家，能更有效地“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，管理合规性达100%，为企业节省了大量的人力、物力和财力。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，如同一条纽带，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加高效、顺畅。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索满足多场景查询需求，一站式预览、穿透联查告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，为企业的决策提供了有力的支持。

资源重组实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业的数智化转型不止是工具和组织的转型，更是思维方式的转型。合思档案助力企业实现业财融合，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。

典型场景展示 应用范围新拓展

对于CEO/高管来说，合思档案就像一位得力的助手，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。它还能借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

对于归档员/财务而言，合思档案是他们的“救星”，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率，从繁琐的工作中解脱出来。

对于外部审计，合思档案如同一位公正的裁判，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，让审计工作更加高效、便捷。

对于实物档案管理，合思档案可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。它的服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单），为实物档案管理提供了全方位的解决方案。

客户成功案例 实力见证新典范

某企业年单据量2.6亿，曾经饱受会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的困扰。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储（OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态）、业务完整性检测（系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性）、单套制落地（混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化）。管理成效实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，满足国家相关要求和企业审计对于电子原件的要求，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享实现一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理使原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题，如业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力、浪费纸张，实物存档占用空间、易损坏，财务账表归档装订复杂、易出错，实物凭证与业务分散、查阅繁琐、借还状态更新不及时等。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想解决财务档案管理问题，不妨点击免费试用合思档案解决方案，开启企业财务档案管理的新篇章！