在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借自身实力入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，即使是这样实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。但现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒高耸，与预期的转型效果差距较大，尤其是在票据输入便捷化方面，存在着诸多亟待解决的问题。
转型痛点：数字化迷雾中的困局
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操作体验不佳合规难保障
动力源的员工在进行报销操作时，犹如陷入了一个复杂的迷宫。申请单需要在各个系统间频繁切换提交，每一次切换都仿佛是在不同的世界中穿梭，不仅耗费大量时间和精力，还极大地降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，这不仅增加了工作量，还容易出现错误。在发票验真、查重环节，由于采用手工方式进行，假票、错票、重票的情况难以避免，合规风险如同高悬的达摩克利斯之剑。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作，票据输入便捷化更是无从谈起。 -
系统割裂数据信息滞后
动力源的各个系统之间就像一座座孤岛，彼此孤立，缺乏有效的沟通和联动。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时同步和联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握准确的数据信息，就像在黑暗中摸索前行，无法对业务运营及时进行调整和优化，企业的决策效率和精准度受到了严重影响，票据输入便捷化也成为了遥不可及的梦想。 -
业务复杂报销管理难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了管理难度。财务人员在处理这些报销业务时，就像在处理一团乱麻，难以理清头绪，票据输入便捷化成为了亟待解决的难题。 -
组织复杂流程统一困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种复杂的组织架构和繁琐的业务流程，不仅增加了员工的工作负担，也降低了企业的运营效率，严重阻碍了票据输入便捷化的实现。
合思方案：破解转型难题的密钥
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系统集成打破数据孤岛
合思深知动力源在财务数字化转型中面临的困境，为了实现票据输入便捷化，合思首先在系统集成方面下足了功夫。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让各个系统之间实现了无缝对接。员工无需再在多个系统间频繁切换，报销操作变得更加流畅，票据输入也更加便捷。 -
无需报销提升员工体验
合思为动力源提供的无需报销解决方案，为员工带来了全新的报销体验。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作的效率，也让票据输入更加便捷、准确。 -
强大连接能力加速数据流转
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。这大大加快了业务处理和数据统计的效率，让管理者能够及时掌握准确的数据信息，为企业的决策提供有力支持，同时也为票据输入便捷化提供了坚实的技术保障。
方案实施：步步为营确保落地
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深入沟通制定详细计划
合思团队与动力源进行了密切的沟通，深入了解其业务需求和现有系统情况。通过对动力源业务流程的全面梳理和分析，合思制定了详细的系统集成和功能开发计划。这个计划充分考虑了动力源的实际情况，旨在为其提供最适合的解决方案，实现票据输入便捷化。 -
基础对接保障数据同步
合思首先完成了HR系统和BPM系统与合思费控的对接工作。这一步骤是整个方案实施的基础，确保了基础数据和业务数据的同步。通过数据的实时共享，各个系统之间的信息得以畅通无阻，为后续的业务处理和票据输入便捷化奠定了坚实的基础。 -
逐步推进员工培训先行
在完成基础对接后，合思逐步推进无需报销解决方案的实施。为了让员工能够顺利适应新的报销流程和操作方式，合思对员工进行了全面的培训。培训内容包括系统的操作方法、报销流程的变化以及新政策的解读等。通过培训，员工对新系统和新流程有了更深入的了解，能够熟练运用系统进行报销操作，进一步提高了票据输入的便捷性。 -
持续优化确保系统稳定
在实施过程中，合思团队不断进行测试和优化，确保系统的稳定性和功能的有效性。他们对系统的各项功能进行了反复测试，及时发现并解决了出现的问题。同时，根据动力源的实际使用反馈，对系统进行了持续优化，不断提升系统的性能和用户体验，为票据输入便捷化提供了可靠的保障。
转型成果：数据见证的显著效益
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操作革新效率大幅提升
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成和数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到业务工作中，企业的运营效率得到了显著提高。同时，票据输入便捷化让员工在报销时更加轻松自如，减少了错误和重复操作。 -
成本节约员工体验升级
合思的解决方案让会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。票据输入便捷化不仅提高了工作效率，还让员工感受到了企业的关怀和支持。 -
合规管控财务压力减轻
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的财务分析和决策工作中。财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一，票据输入便捷化让财务工作更加规范、高效。 -
全程管控决策更加精准
合思的解决方案帮助动力源实现了管理的全程管控，从事前预算到事中控制再到事后分析，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。票据输入便捷化提供了准确的数据支持，让企业的决策更加科学、合理。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”从陈总监的评价中可以看出，合思的解决方案得到了动力源的高度认可和信赖。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在票据输入便捷化方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在点击免费试用，开启您的财务数字化转型之旅！
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