会计审计电子化：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮汹涌的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的困扰。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用的压力；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所束缚，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又低效；业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交也耗费了大量时间和精力。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作和查询调阅的不便；高合规风险则体现在电子会计凭证文件管理手段的缺失和纸质档案可能因不可抗力损坏等方面。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，归档和储存环节仍存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。

面对这些痛点，合思档案推出了一系列针对性的解决方案，开启了会计审计电子化的新篇章。

合思档案解决方案：精准破局企业财务难题

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一位全能的管家，满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和决策者的得力助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案是效率的提升器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计方式的革新。审计无需进入档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案功能概览：全生命周期管理的智慧之选

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等多个方面。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

合思档案核心亮点：创新驱动高效管理

合思档案具有诸多核心亮点，为企业的会计审计电子化提供了强大支持。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆、根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单）等服务场景。

合思档案产品价值：降本增效业财融合

合思档案的产品价值显著，为企业带来了多方面的提升。

显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，且符合国家政策要求的档案系统，具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，帮助企业实现业财融合。

资源重组，实现企业效益最大化。企业需要的电子档案管理系统应具备连接、敏捷、稳定、合规的特点，合思档案广泛连接各类系统，实现档案数据的自动匹配和高效管理，提升企业整体运营效率。

合思档案典型使用场景：多元适配精准服务

合思档案在多种典型场景中都能发挥重要作用。

在多系统数据互联场景下，企业会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案能精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

在集团型企业档案管理场景下，企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。

在企业会计档案纸电混合管理场景下，企业会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案的解决方案是多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

在民办教育集团档案管理场景下，企业业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案可按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。

合思档案成功案例：实力见证卓越成效

众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。数据指标显示，凭证总量14W+，单据总量50W+，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险的成效。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：领先之姿铸就卓越

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，荣获福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

它还具备多种创新功能，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位；“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用，且能根据企业不同业务场景进行灵活检测。

结语：拥抱会计审计电子化开启财务新征程

合思档案能为企业显著降本增效，实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据发挥价值，助力企业实现全面数字化转型。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。

随着数电票的快速扩张和国家对电子会计档案管理政策的不断推进，合思档案将持续迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务，满足企业日益增长的档案管理需求，助力更多企业实现财务数字化转型和可持续发展。众多客户对合思档案给予了高度评价，充分证明了合思档案的价值和优势。

立即联系合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，点击免费试用，开启企业财务档案数字化管理的新篇章，享受合思档案带来的高效、便捷、合规的档案管理体验。