合思档案：开启企业财务档案管理数字化新篇章

在纸电混合时代，企业财务档案管理犹如一座迷雾笼罩的迷宫，诸多痛点让企业举步维艰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且数据难以分析利用的困境；财务人员则被大量档案数据整理工作束缚，手动匹配、核对的工作枯燥又低效；业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是耗费大量时间。

同时，企业还承受着高显性成本，如纸质凭证输出耗材和存储空间的高额支出；高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作和低效的查询调阅；以及高合规风险，如电子会计凭证管理不善和纸质档案可能因不可抗力损坏。尽管企业在数字化进程中借助OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件和数据存储的线下难题仍未得到解决，阻碍了企业全面数字化的步伐。特别是数电票的快速扩张，对管理提出了特殊要求，企业迫切需要专业的“财务数字化平台”——电子会计档案管理平台来适应新时代的财务档案管理需求。

一站式解决方案：满足多元场景需求

合思档案作为先进的财务数字化平台，提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，宛如一把万能钥匙，能满足企业不同场景下的档案管理需求。
其单套制解决方案实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立了完整勾稽关系，可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，实现了会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
六大场景解决方案更是各有千秋。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，能多途径自动化归集各类介质档案；费控系统连接税务、OA、资金等多个系统；业务系统具备共享调阅和证据链完整性解决方案；数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务；实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的完美融合。它针对不同角色提供定制化解决方案，为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，便于监控、分析；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。

核心功能亮点：铸就卓越管理体验

作为专业的财务数字化平台，合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面展现出了卓越的功能亮点。
在多源采集方面，合思档案采用接口互联、自主采集的方式。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
智能制档功能中，规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用功能强大，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现可视化盘点档案数据，使档案数据资产化。提供档案借阅服务，借阅人在线查看，支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子&实物档案高度关联，通过静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理等功能，实现档案的高效管理。

用户收益显著：降本增效挖掘价值

企业使用合思档案这一财务数字化平台，能获得显著的收益。
在降本增效方面，合思档案帮助企业更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本约70%，节约整理成本约75%，检索效率提升约90%。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，通过多维检索和穿透联查等功能，为企业决策提供有力支持。
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合。

典型场景应用：彰显灵活适用性

合思档案这一财务数字化平台在不同典型场景下都展现出了强大的适用性和灵活性。
在企业费控报销信息化细分领域，合思档案帮助企业实现智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，服务6000 + 企业客户，助力企业实现业财融合。
在数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
在“纸电混合”阶段的实物档案管理场景下，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如支持集团共享，批量作业，实时监控实物档案归档进度。
在企业数字化转型场景下，合思档案作为连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，满足企业在不同阶段的档案管理需求，助力企业实现全面数字化。

客户成功案例：见证卓越成效

众多企业选择合思档案这一财务数字化平台后，都取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。采用合思档案单套制管理方案后，实施数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；进行业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；采用跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。采用合思档案单套制管理方案后，实施数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；采用智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；进行电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效包括以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的财务数字化平台，能为企业提供全方位的解决方案。它已获得众多客户的认可，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，众多客户心声表明合思档案能助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，提供电话400 – 105 – 6505咨询服务，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨点击免费试用合思档案，开启企业财务数字化转型之旅！