在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多难题，尤其是在差旅费用报销管控上，问题更为凸显。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用所困扰，这直接影响到对差旅费用的精准管控和决策。财务人员面对海量的档案数据，整理耗时，还需手动匹配核对，使得差旅费用报销流程效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，增加了时间和精力成本。
从成本角度来看，高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求大，这无疑加重了企业在差旅费用报销管控相关档案管理上的负担。高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，难以对差旅费用进行精细化管控。高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，给差旅费用报销的合规性带来隐患。
而合思档案的出现，为企业解决这些痛点，提供了有效的解决方案，尤其在差旅费用报销管控方面具有显著优势。
全面方案护航差旅管控
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，为差旅费用报销管控提供坚实保障。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在差旅费用报销管控中，通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。有了准确的差旅费用数据支持，高管可以更好地制定预算和策略，提高企业的整体效益。
对于归档员/财务来说，合思档案提高了工作效率，告别了重复低价值工作。在差旅费用报销流程中，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员可以更快速准确地处理差旅报销，减少错误和漏洞。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。在差旅费用报销管控的审计过程中，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计效率和准确性。
核心功能驱动高效管控
合思档案的核心功能亮点突出，技术优势和创新性十足，为差旅费用报销管控提供了强大的技术支持。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在差旅费用报销管控中，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。财务人员可以快速准确地获取差旅相关数据，进行分析和管控。
档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。在差旅费用报销管控中，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身需求，灵活管理差旅相关的各种档案。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。在差旅费用报销管控中，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。确保每一笔差旅费用报销都有完整的证据支持。
数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。在差旅费用报销管控中，实现数电票全流程闭环管理，提高报销效率和准确性。
多方收益提升管控价值
企业使用合思档案能获得多方面收益，在差旅费用报销管控中体现出巨大价值。
显著的降本增效是合思档案的一大优势。在差旅费用报销管控中，能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，实现管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印。企业可以减少差旅费用报销相关的档案管理成本，提高资金使用效率。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在差旅费用报销管控中，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。企业可以更好地整合差旅费用报销流程，实现精细化管理。
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。在差旅费用报销管控中，通过对差旅数据的分析，企业可以发现潜在的问题和优化空间，制定更合理的差旅政策。
资源重组，实现企业效益最大化，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。在差旅费用报销管控中，企业可以更好地调配资源，提高差旅管理的效率和效果。
多元场景适配差旅需求
合思档案在不同场景下都有出色的应用，能够很好地适配差旅费用报销管控的各种需求。
在单套制场景下，便捷调阅不打印，混序归集免组装。在差旅费用报销管控中，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，纸质原文件混序归档，效率更高。财务人员可以更方便地查询和管理差旅报销档案。
在档案扩展场景下，可自定义档案类型，全流程扩展管理。在差旅费用报销管控中，通过可扩展档案类型、自动化接口集成、精细严控数据利用等功能，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据差旅业务的特点，灵活定义和管理相关档案。
在共享调阅场景下，满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。在差旅费用报销管控中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。相关人员可以更精准地获取差旅报销档案信息。
在实物备查场景下，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联。在差旅费用报销管控中，实现实物档案全流程管理定位，包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。确保差旅相关的实物档案得到有效管理。
成功案例见证管控实力
众多企业使用合思档案后，在差旅费用报销管控等方面取得了显著成效。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。在差旅费用报销管控上，效率大幅提升，成本有效降低。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在差旅费用报销管控方面，实现了全集团的高效统一管理。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在差旅费用报销管控中，合规性和效率都得到了保障。
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。在差旅费用报销管控中，实现了全方位的优化升级。
如果你也想解决档案管理难题，实现差旅费用报销管控的降本增效、数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505 或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可点击免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。
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