在数字化浪潮席卷的当下，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其强大的技术实力和专业的服务，在助力企业财务数字化转型方面发挥着至关重要的作用。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，尤其在出差报销申请等财务流程中，展现出了卓越的优势。
企业财务困境凸显转型必要
- 世界 500 强旗下教育服务品牌的烦恼
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型成为必然趋势。以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，该企业在发展过程中，财务问题逐渐凸显。
企业内部业务和财务系统众多，且相互独立。这种孤立的系统架构导致数据无法互通，结构化数据的提取变得异常困难。在日常的出差报销申请等工作中，员工需要花费大量时间在各个系统之间切换，查找和整理相关数据。电子发票的处理也成了一大难题，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档方面，该企业面临着更多的困扰。实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，一旦出现这种情况，企业就会面临合规风险。在出差报销申请的相关档案管理上，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低。在处理出差报销申请相关档案时，员工常常需要花费大量时间在档案室中寻找所需的文件，工作效率大打折扣。
合思方案精准解决企业难题
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口数量达到 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入。这意味着企业无需进行复杂的系统开发，就可以将各种数据源整合到合思的平台上，确保档案应收尽收。在出差报销申请的流程中，员工可以方便地将相关的电子发票、审批记录等数据上传到系统中，实现数据的集中管理。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。员工可以根据实际情况选择最适合的方式将出差报销申请相关的文件上传到系统中。例如，员工在出差过程中可以使用手机拍摄电子发票的照片，通过影像支撑的方式上传到系统中，方便快捷。
合思的方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。在出差报销申请完成后，系统会自动将相关的文件进行归档，进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。同时，系统还提供了完善的档案借阅和移交功能，员工可以通过系统在线申请借阅出差报销申请相关的档案，实现多人同时借阅，提高了档案的利用率。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。这使得企业的所有财务相关档案都可以在合思的平台上进行统一管理，为企业的财务管理提供了全面的支持。
显著成果见证合思实力
- 数字化转型带来的华丽蜕变
合思的方案为该企业带来了显著的成果，充分体现了其在财务数字化转型方面的强大实力。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。在出差报销申请方面，员工可以通过系统快速查询到相关的档案信息，实现了档案的多维度穿透查询。同时，以电子借阅为主的方式简便高效，员工无需再到档案室查找纸质档案，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在出差报销申请流程中，系统可以自动处理大部分的审批和核算工作，减少了人工干预，提高了工作效率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。这表明合思的方案在企业的财务数字化转型中发挥了重要作用，为企业带来了实实在在的效益。
合思引领财务数字化未来
合思在助力企业财务数字化转型方面具有重要的意义和价值。通过为企业提供专业的解决方案，合思帮助企业实现了财务数字化转型，提高了效率、降低了成本、提升了管理效能，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它还具备强大的集成能力、灵活的定价模式、优质的客户服务等优势。在出差报销申请方面，合思的系统可以实现全流程的数字化管理，从申请提交、审批到报销核算，都可以在系统中完成，大大提高了工作效率。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。
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