合思档案：解锁财务报销合规新境界，引领企业数字化转型

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设急需加速提升。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用的问题；财务人员则被海量的档案数据所累，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据需要留存再上交，浪费了大量时间。此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在，还有数据存储线下载体。这不仅带来了高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；更面临高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决财务报销合规难题提供了有力支持。

合思档案解决方案：多元模式满足多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，能确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，有效保障了财务报销合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让不同档案类型都能得到高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案功能概览：全生命周期精细管理

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。它支持多源采集，能从多渠道、多系统、多类型采集会计资料并进行管理，实现电子凭证数据自动匹配组装，还会进行“四性检测 + 业务检测”，确保财务报销合规。

多源采集方面，既支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还有预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集、自主补录，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，实现核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。通过字段映射，查阅更加便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有力保障财务报销合规。

档案管理包括权限管理、档案目录管理和档号管理等。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，为财务报销合规提供坚实保障。

合思档案核心亮点：科技赋能高效管理

大数据解决方案在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节发挥重要作用。它支持百亿级单据量的匹配关联，能实现海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，为财务报销合规提供了强大的数据支持。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，更加“灵活”，有助于确保财务报销合规。

合思档案价值体现：多维度提升企业效益

合思档案能带来显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性，使企业在财务报销合规方面更加轻松。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，确保财务报销在整个流程中的合规性。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的财务报销合规决策提供有力依据。

通过资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，进一步保障了财务报销合规。

合思档案典型使用场景：贴合不同角色需求

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。还能提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，确保企业在财务报销合规方面有更有效的管控。

归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，保障财务报销合规操作。

外部审计通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，确保审计过程中财务报销合规的有效审查。

合思档案成功案例：实践验证卓越成效

年单据量2.6亿的企业，通过合思档案多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案。会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，有力保障了财务报销合规。

集团型企业采用合思档案单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，确保了财务报销合规的全面落实。

多系统数据互联企业通过合思档案单套制管理方案，实现了数据集成、业务检测和跨系统调阅，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为财务报销合规提供了坚实保障。

民办教育集团通过合思档案单套制管理方案，实现了数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了财务报销合规。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先实力彰显

合思创立于2014年11月，一直致力于云产品服务的创新。运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合。

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业解决内外交困的档案管理问题，应收尽收。“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，有力保障财务报销合规。

合思拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，能及时应对变化，确保财务报销合规的持续保障。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业实现财务档案管理的数字化、合规化、高效化，为财务报销合规提供了全方位的解决方案。未来，合思档案将持续创新，不断提升产品性能和服务质量，为更多企业提供优质的电子会计档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅，让财务报销合规变得更加轻松高效！