合思档案：开启电子会计档案新时代，助力报销审批效率提升

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入快车道，宣告电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必由之路，更是企业优化管理流程、降低运营成本的关键法宝。它能突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。

在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。

传统财务档案管理痛点剖析

• 传统管理荆棘满途
  在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更重要的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

COMMUNE幻师同样面临着严峻的挑战。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，且缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这不仅导致纸质档案打印成本高、存储成本高，而且海量资料需要人工查找，耗时耗力，电子源文件还面临丢失、损毁等风险，无法得到有效保存和利用。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。这些问题严重影响了企业的报销审批效率提升。

合思档案整体解决方案策略

• 全面系统破局之道
  合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。

合思档案的解决方案涵盖了档案采集、制档、管理、利用的全生命周期。通过开放式接口互联自主采集、智能关联自动组装、精准权限管控、多维检索一站式预览等功能，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。它能够帮助企业建立完整的财务证据链，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，有力地推动企业财务数智化转型，为报销审批效率提升提供了坚实的基础。

合思档案核心模块揭秘

• 功能蓝图绘就未来
  在功能蓝图方面，合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。其智能采集功能涵盖外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等；预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等。

• 业务层面多元融合
  业务层涉及企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，全方位满足企业的报销审批效率提升需求。

• 成长历程见证实力
  合思档案有着丰富的成长历程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年，以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年，电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。

• 全生命周期精细管理
  财务档案「采制管用」全生命周期管理是合思档案的一大亮点。档案采集实现开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档做到智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理进行精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，有效促进报销审批效率提升。

合思档案竞争优势凸显

• 成本节约立竿见影
  在成本节约方面，合思档案能为企业节省耗材成本、存储成本和人力成本。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这使得企业在报销审批过程中能够减少不必要的成本支出，提高资金使用效率，进一步推动报销审批效率提升。

• 合规性保障坚实可靠
  在合规性保障上，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化，确保企业的报销审批流程符合法规要求。

• 效率提升效果显著
  不同企业使用合思档案后都有明显的效率提升表现。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时；COMMUNE幻师报销效率提升300%；云南菜品牌连锁经营业财融合提升80%，财务提效90%等。合思档案的数据同源性使得档案数据透明流转，便于监控、分析，能够帮助企业实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，有力地促进了报销审批效率提升。

合思档案成功案例展示

• 好想你：效率飞升成本骤降
  好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，报销审批效率得到极大提升。

• COMMUNE幻师：智能管理效益倍增
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率，深度分析档案数据，满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%，为企业的报销审批流程带来了质的飞跃。

• 云南菜品牌连锁：业财融合提效降本
  云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本，有效提升了报销审批效率。

• 金牌橱柜：数据整合降本增效
  金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。通过统一存储打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理；搭建会计资料之间关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效；实现海量银行回单自动采集、切割、组装，全面无纸化管理，助力降本增效，也为报销审批效率提升提供了有力支持。

合思服务体系保驾护航

• 研发创新引领潮流
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。这些研发中心不断进行技术创新和产品优化，能够为客户提供更先进的解决方案，确保合思档案在技术上始终保持领先，为企业的报销审批效率提升提供技术保障。

• 直营服务高效响应
  合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的本地化服务，快速响应客户需求。无论是遇到技术问题还是需要定制化服务，都能得到及时的解决和支持，保障企业的报销审批流程顺利进行。

• 伙伴合作拓展版图
  通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，合思借助合作伙伴的资源和优势，进一步扩大服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。丰富的客户服务经验使其能够更好地理解客户需求，提供更贴合实际的解决方案和服务，助力企业实现报销审批效率提升。

合思档案通过自动化归档、便捷的档案利用、数据同源透明流转等优势，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着电子凭证改革的不断推进，电子会计档案的全流程无纸化是未来财务数智化的必然趋势，合思档案将持续助力企业在这一趋势中实现转型和发展。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的技术实力和资金支持，能够为企业提供长期、稳定的服务。

在这个充满机遇与挑战的时代，企业应抓住电子会计档案发展的机遇，选择合思档案，实现财务数智化转型，提升企业的核心竞争力。立即点击免费试用合思档案，开启报销审批效率提升之旅！