合思档案：报销管理新利器，助力企业数字化转型

在当今数字化浪潮迅猛推进的时代，数电票正以前所未有的速度在商业领域扩张。预计到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多报销管理及档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境，这在一定程度上影响了企业的决策效率和成本控制。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗费时间、手动核对确认枯燥繁复的工作中，使得报销管理流程效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐、耗费时间，大大降低了工作积极性。

从成本角度来看，高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

合思档案：报销管理的多元解决方案

合思档案作为解决企业档案管理问题的得力方案，为企业提供了丰富多样的解决方案类型。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的报销管理和档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其解决方案包括领先的单套制电子会计档案管理平台，该平台具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。此外，还有大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统（包含税务系统、OA系统等多个系统）、业务系统（共享调阅解决方案、证据链完整性解决方案）、数电票解决方案、实物备查解决方案。

单套制解决方案实现了业务及管理流程的实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

合思档案功能：报销管理的全方位支撑

• 多源采集：精准捕捉报销数据
  在报销管理中，数据采集是关键的第一步。合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效整合报销信息
  合思档案的智能制档功能为报销管理带来了极大的便利。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细把控报销流程
  合思档案在档案管理方面表现出色，为报销管理提供了坚实的保障。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：灵活满足报销需求
  在报销管理的实际应用中，合思档案的多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子&实物档案高度关联等。

合思档案亮点：报销管理的核心优势

• 降本增效：节省报销管理成本
  合思档案在报销管理中具有显著的降本增效作用。它能让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现管理合规性。例如，可节约70%纸张成本、75%整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。

• 合规管理：保障报销合法合规
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化的“最后一公里”。它让企业的报销管理符合国家政策要求，保障了报销的合法合规性。

• 数据利用：挖掘报销数据价值
  合思档案能够让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，为报销管理提供有力的数据支持。

• 资源重组：提升报销管理效益
  合思档案具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。其灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，提升了报销管理的效益。

合思档案价值：为不同角色赋能报销管理

• 为CEO/高管：助力决策与降本增效
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在报销管理方面为企业高层提供了有力的支持。

• 为归档员/财务：提高报销管理效率
  对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让报销管理工作更加轻松高效。

• 为外部审计：简化报销审计流程
  对于外部审计，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大简化了报销审计流程。

合思档案场景：适配不同企业报销管理

• 年单据量庞大企业：高效管理报销档案
  对于年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的解决方案是多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，有效解决了这类企业的报销管理难题。

• 集团型企业：统一报销档案管理
  集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，实现了集团型企业报销档案的统一管理。

• 多系统数据互联企业：高效整合报销数据
  多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提升了这类企业的报销管理效率。

• 教育集团企业：简化报销管理流程
  对于中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用等环节的问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了教育集团的报销管理流程。

合思档案案例：见证报销管理成效

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，报销管理效率显著提升。

徐福记多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，报销管理更加便捷高效。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，报销管理的合规性和效率得到了保障。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，报销管理更加清晰透明。

合思档案定位：报销管理专业之选

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在相关档案著名学者的研究中，明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，合思档案符合这一发展方向。合思自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足企业接收管理数电票的需求。合思档案具备多种特色解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案等，是企业报销管理的专业之选。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将在未来持续发挥重要作用。

企业可通过合思在全国多地的服务地点，拨打400 – 105 – 6505电话咨询，访问网站www.hosecloud.com，或者关注微信公众号和微信小程序来了解和选择合思档案。现在点击免费试用，开启高效报销管理之旅！