在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措宛如强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这个充满机遇与挑战的时代，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台致力于帮助企业实现文档归档规范，提升财务管理效率，为企业的数字化转型注入强大动力。
传统档案管理困境：好想你健康食品股份有限公司的烦恼
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归档难题：数据核对耗时费力
在传统档案管理模式下，好想你健康食品股份有限公司面临着诸多业务痛点。其中，财务归档环节成为了耗费大量人力和时间的“重灾区”。在进行财务归档时，工作人员需要花费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，任何一个小的差错都可能导致整个归档工作的延误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦出现档案遗失，又需要花费更多的时间和精力去查找和补充，这无疑增加了企业的管理成本和风险。文档归档规范在这样的传统模式下难以有效落实。 -
查找困境：时间与空间的双重限制
纸质档案的查找问题也让好想你公司颇为头疼。受限于时间和空间，查找纸质档案需要耗费大量的时间和精力。工作人员往往需要在堆积如山的档案中翻找所需的文件，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在急需某份档案时，可能因为无法快速找到而影响工作进度，甚至可能因为延误而给企业带来不必要的损失。这种查找的不便严重影响了企业的工作效率，也不利于文档归档规范的执行。 -
成本之痛：空间与人力的巨大消耗
大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，而且随着业务的不断发展，档案数量不断增加，对档案室的空间需求也越来越大。同时，管理这些纸质档案需要配备专门的人员，进行档案的整理、分类、存储和借阅管理等工作，这无疑增加了企业的人力成本。此外，纸质档案的存储还需要考虑防潮、防火、防虫等因素，进一步增加了管理成本。在这样的情况下，企业的运营成本居高不下，严重影响了企业的经济效益。文档归档规范在高成本的压力下难以有效推进。 -
合规隐患：数据安全与长期保存的挑战
纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面存在着诸多不足。一方面，纸质档案容易受到损坏、丢失等因素的影响，无法保证电子原文件的长期保存；另一方面，纸质档案的管理难以确保数据的安全可用，容易出现信息泄露等问题，不满足现代企业的管理要求。在日益严格的监管环境下，企业面临着合规风险。如果不能有效解决这些问题，企业可能会面临法律责任和声誉损失。因此，实现文档归档规范迫在眉睫。
合思解决方案：为好想你量身定制的档案管理秘籍
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打破壁垒：数据同源实现高效联查
合思针对好想你公司的业务痛点，提供了一系列针对性的解决方案。首先，合思档案实现了打破壁垒，数据同源的功能。通过先进的技术手段，将电子凭证、单据、发票等数据进行整合，实现了数据的同源管理。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的相关数据，大大提升了工作效率。无论是查询某一笔业务的详细信息，还是核对凭证与发票的一致性，都可以在瞬间完成。这种高效的联查功能不仅节省了大量的时间和精力，还提高了数据的准确性和可靠性，为企业的财务管理提供了有力支持。同时，也有助于企业更好地落实文档归档规范。 -
自动组装：审计便捷提升工作效率
合思档案还具备自动组装的功能，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效开展。系统可以自动将相关的档案数据进行组装，生成符合审计要求的报告，大大减少了审计人员的工作量和时间成本。同时，这种以电子数据为主的审计方式也提高了审计的准确性和可靠性，避免了纸质档案可能存在的错误和遗漏。通过提升审计效率，企业可以更好地应对各种审计检查，确保企业的合规经营。这也有助于企业在文档归档规范方面达到更高的标准。 -
实物高效管理：虚拟库房与二维码的完美结合
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都配有唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房可以对实物档案进行实时管理，记录档案的借阅、归还等情况，实现了档案实物管理的信息化和智能化。这种高效的实物管理方式不仅提高了档案的查找效率，还降低了档案遗失的风险，确保了档案的安全和完整。在文档归档规范方面，这种实物管理方式也为企业提供了有力的保障。
显著成果：好想你见证合思解决方案的强大威力
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人工耗时大幅减少
好想你公司在使用合思电子会计档案解决方案后，取得了显著的成果。首先，在人工耗时方面，减少了90%。原本需要花费大量时间进行的档案归档、核对和查找工作，现在通过合思档案平台可以快速完成，大大节省了人力成本。工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。这一成果充分体现了合思解决方案在提升企业工作效率方面的强大威力，也为企业更好地落实文档归档规范提供了有力支持。 -
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，管理耗时也大幅减少。总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。通过合思档案平台的自动化管理功能，总部可以快速准确地接收和处理各部门的档案信息，减少了沟通和协调的成本。同时，借阅管理的信息化和智能化也提高了借阅效率，减少了等待时间。这些成果不仅提升了企业的内部管理效率，还为企业的决策提供了更及时、准确的信息支持。在文档归档规范方面，这些管理耗时的降低有助于企业更加规范地进行档案管理。 -
综合成本预计减少
除了时间成本的降低，合思解决方案还为好想你公司带来了显著的综合成本节约。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案平台的数字化管理方式，减少了纸质档案的使用和管理成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些成本的节约将为企业的发展提供更多的资金支持，增强企业的竞争力。在文档归档规范方面，综合成本的降低也有助于企业更加可持续地进行档案管理。
合思电子会计档案解决方案：优势尽显，未来可期
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效降低了单位运行成本及资源消耗，实现了数字化和绿色化的协同转型。该平台不仅解决了企业在电子凭证管理方面的诸多难题，还为企业提供了更加高效、便捷、安全的档案管理解决方案。通过合思档案平台，企业可以更好地落实文档归档规范，提升财务管理水平，增强企业的核心竞争力。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。这些企业的成功实践充分证明了合思电子会计档案解决方案的可靠性和有效性。在未来，随着数字化技术的不断发展和应用，合思将继续加大研发投入，不断优化和完善产品功能，为企业提供更加优质的服务。
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