在当今数字化浪潮中，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用遇到了诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。不过，电子凭证会计数据标准的推广应用意义重大，它是贯彻落实党中央关于数字中国建设决策部署的重要举措，不仅有利于优化业务流程，还能降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这样的大背景下，企业面临着数字化转型的必要性和紧迫性，而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正助力企业解决财务数字化难题，尤其是在财务信息归档方面发挥着重要作用。
零食巨头的财务困境
有一家国民经典零食品牌企业，其销售版图覆盖全国，供应链极为复杂。企业采用多种销售渠道并行的模式，管理流程涉及多个系统，这使得整个管理过程繁杂且低效。在财务信息归档方面，由于业务流程的复杂性，相关信息的整理和归档难度大幅增加。
该企业的差旅平台对账方案不够灵活，却面临着核算精细化管理的高要求。财务人员常常需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，而且难以释放财务的真正价值。这也导致在财务信息归档时，数据的准确性和及时性难以保证。
此外，企业的事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，差旅成本一直居高不下。企业难以实现精细化成本管控，在财务信息归档时，也无法清晰地反映出差旅成本的构成和控制情况。
同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案极易出错，造成了高额的人力物力浪费。在财务信息归档环节，手工操作的低效率和高错误率，严重影响了财务信息的完整性和可追溯性。
合思的一站式解决方案
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的财务信息归档带来了全新的变革。
在员工消费方面，员工进行差旅申请后，经过业务审批，可通过合思商城订购或 TMC 订购。同时，有合思商城对账单和 TMC 对账单，这为财务信息的准确记录和归档提供了清晰的依据。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了消费环节的便捷性，也为后续的财务信息归档减轻了负担。
在财务核算、记账方面，合思设置了对账结算中心。线上统一开票后可自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。这种灵活的记账方式，确保了财务信息的准确录入和及时归档。统一开票、自动拆分对账、记账去人工化的特点，提高了财务核算的效率，也使得财务信息归档更加规范和准确。
在档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理等功能，使得财务信息归档更加高效和便捷。多源采集的方式，确保了财务信息的完整性和准确性，为企业的财务管理提供了有力支持。
数字化转型的显著成效
该企业应用合思解决方案后，取得了显著的数字化成效，在财务信息归档方面也有了质的提升。
企业年度节约 200 万 + 差旅费用，在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升 60%。这使得财务信息能够及时、准确地归档，为企业的决策提供了有力的数据支持。
合思的解决方案实现了业财有机连接，达成了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在财务信息归档过程中，确保了信息的合规性和完整性，避免了人为因素的干扰。
在数据采集与校验方面，合思打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得财务信息归档更加科学和严谨，提高了财务信息的可信度和可追溯性。
线上线下一体化管理也是一大亮点，标准化线上借阅流程规范了档案室管理，简化装订流程大幅降低了成本。在财务信息归档方面，实现了线上线下信息的统一管理，提高了信息的共享和利用效率。
合思方案的深远意义与未来展望
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业解决了财务痛点，实现了降本增效、业财融合和精细化管理，在财务信息归档方面发挥了关键作用。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势，数电票将推动企业电子凭证数字化转型迈向新高度。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，随着数字货币和数电票的应用推广，可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，进一步提升财务信息归档的效率和质量。
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