合思档案数字化解决方案：助力企业财务档案管理转型升级

在当今数字化浪潮的席卷下，数电票市场正以前所未有的速度扩张。相关政策明确，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革不仅让收票在政策上电子发票接收合法合规，如2016年1月1日财政部、国家档案局令第79号肯定电子会计档案法律效力，更让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，合思能为企业提供电子会计档案等全方位财务数智化服务，其推出的档案数字化解决方案正是应对这一挑战的利器。

纸电混合时代档案管理痛点剖析

• 多方角色难题凸显
  在纸电混合时代，企业不同角色在档案管理中都面临着诸多难题。企业高管常常被“纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地！档案数据没有汇总整理，难以分析利用！”等问题所困扰。他们需要花费大量资金用于纸质档案的存储和管理，同时却难以从这些档案中获取有价值的数据来辅助企业决策。

财务人员则深陷“档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，工作热情都没了！”的困境。大量的档案数据需要他们手动处理，不仅效率低下，还容易出错，极大地影响了工作的积极性。

业务人员也饱受“出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间！”之苦。繁琐的报销流程让他们花费大量时间在票据处理上，影响了工作效率。

• 三高成本风险并存
  企业在档案管理中还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这无疑增加了企业的运营成本。高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，使得企业在档案管理上投入了大量的人力和时间成本。而高合规风险则体现在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等方面，一旦出现问题，企业可能面临严重的合规风险。

合思档案多元角色解决方案

• 为高管决策保驾护航
  合思档案数字化解决方案为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，绿色低碳运营。通过该方案，高管可以从海量的档案数据中获取有价值的信息，为企业决策提供有力支持，同时降低企业的运营成本，实现绿色低碳发展。

• 让财务工作轻松高效
  对于归档员/财务来说，合思档案数字化解决方案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员无需再手动处理大量的档案数据，系统会自动完成匹配、核对等工作，让他们从繁琐的工作中解脱出来。

• 实现审计便捷可溯
  合思档案数字化解决方案还为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。审计人员可以通过系统在线查询档案，提高审计效率，同时保证审计的准确性和可追溯性。

此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案核心模块揭秘

• 单套制高效管理之道
  合思档案的单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。通过该方案，企业可以告别繁琐的纸质档案管理，实现电子档案的高效管理。

• 档案扩展灵活定制
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身需求灵活定制档案管理方案，满足不同业务场景的需求。

• 证据链完整保障合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。该方案确保了企业财务档案的完整性和合规性，避免了因证据链不完整而带来的风险。

• 共享调阅精准高效
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。用户可以通过该方案快速准确地查询到所需的档案信息，提高工作效率。

合思档案竞争优势尽显

• 降本增效成果显著
  合思档案数字化解决方案具有显著的降本增效优势，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性。据统计，使用该方案可70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。这不仅为企业节省了大量的成本，还提高了工作效率。

• 广泛连接数据互通
  合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。通过与不同系统的连接，企业可以实现数据的共享和互通，打破信息孤岛，提高企业的数字化管理水平。

• 自动归档智能高效
  合思档案实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误，保证了档案管理的准确性和规范性。

• 合规迭代紧跟政策
  合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它拥有国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，确保企业的档案管理始终符合国家法规要求。

合思档案成功案例展示

• 海量单据企业的高效转型
  年单据量2.6亿的企业应用合思档案后，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，如数据加载30s，关联匹配15min等。该企业通过合思档案数字化解决方案，成功实现了档案管理的高效转型。

• 集团企业的标准合规之路
  集团型企业通过合思档案的单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案帮助集团企业实现了档案管理的标准化和合规化，同时降低了成本。

• 多系统互联企业的全生命周期管理
  多系统数据互联企业应用合思档案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案为多系统互联企业提供了全面的档案管理解决方案，实现了数据的高效管理和利用。

• 教育集团的会计管理优化
  中国最大的K12民办教育集团之一应用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案帮助教育集团优化了会计管理流程，提高了工作效率。

合思专业服务体系支撑

合思在多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州、深圳等22个城市，为企业提供本地化的服务支持。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可以随时拨打该电话咨询相关问题。网站是www.hosecloud.com，企业可以通过网站了解更多关于合思档案数字化解决方案的信息。此外，合思还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户添加合思小助手和扫码关注合思，获取最新的产品动态和服务信息。

总之，合思档案数字化解决方案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案数字化解决方案能满足企业这方面的需求。合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想进一步了解合思档案数字化解决方案，点击免费试用，开启企业档案管理的全新篇章！