在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，盈利难题成为横亘在众多企业面前的一道坎。其中，差旅成本管控更是让企业头疼不已。差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个无形的黑洞，每天都在侵蚀着企业的净利润。从差旅产品采购、出行服务等显性成本，到员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等隐性成本，差旅成本不仅直接影响财务支出及现金流储备，还会因管理流程和制度的不合理，产生巨大的弹性空间。
根据合思平台及调研数据，在企业现金流支出里，差旅支出占总运营成本的比例在10% – 40%不等。像金融服务、生物医药等行业，差旅费用更是达到企业运营成本的20%以上。2023年企业差旅市场迎来“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长，但机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业拓展业务与成本管控之间的矛盾依然突出，成本压力无法有效释放。
面对这些难题，合思推出的解决方案犹如一盏明灯，为企业挖掘净利润指明了方向。其电子会计档案管理平台在其中发挥着至关重要的作用，为企业差旅管控和财务管理提供了有力支持。
合思全流程解决方案：打造差旅管控新生态
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，借助敏捷的财务收支管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。这其中，电子会计档案管理平台是其服务体系的重要组成部分。
合思帮助企业实现从“硬控”到“智控”的转变。通过数智化、精细化管理手段，科学地降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为。合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备7*24小时中英文客服支持，确保能及时响应企业员工的出行需求。
合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价，企业可以获得性价比更高的差旅资源。在“管”的方面，不仅实现了全流程管控、全产业链优化，更让全员都参与到差旅管理中来。电子会计档案管理平台在这个过程中，能够对相关数据进行有效管理和归档，为企业决策提供有力的数据支持。
核心功能优势：开启差旅管理新时代
合思的解决方案具有诸多核心功能，相比传统方式优势明显。电子会计档案管理平台在其中起到了关键的协同作用。
差旅节省奖励计划“合力省”是一大亮点。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制。首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。电子会计档案管理平台可以对相关奖励数据进行准确记录和管理。
灵活的差旅标准调整策略也是合思的一大特色。它改变了传统“一刀切”的差标管控方式，在旅游旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准；而在淡季或者市场价格下降时，相应降低差标。这样既能保证员工在不同季节的出差体验，又能实现企业差旅成本的合理控制。电子会计档案管理平台可以对不同阶段的差标数据进行归档和分析。
基于BI差旅风控系统，合思可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警，有效控制成本，识别、预防风险。电子会计档案管理平台可以为风控系统提供准确的数据支持，确保风险管控的有效性。
2024年起，合思陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手能根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，结合当地消费水平和企业制度自动计算各项合理差旅预算，生成个人差旅成本、效率分析报告等。这不仅提升了员工体验，也加强了企业对差旅成本的控制与管理。电子会计档案管理平台可以对AI生成的相关数据和报告进行有效存储和管理。
多元场景应用：见证合思解决方案的实效
合思的解决方案在不同场景下都有出色的应用效果，电子会计档案管理平台在各个场景中都发挥着重要作用。
在下沉市场场景中，过去差旅业务主要集中在一线、二线城市，但2024年上半年，三四线及以下城市的差旅业务占比稳步上涨到24%。大部分企业目前管控维度仅支持到“市”，无法精准控制、科学调整。合思与国内外知名在线旅游代理（OTA）建立深度合作关系，建立了覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，根据不同区县类型，科学设置更加精确的差标管控金额。如某连锁零售企业与合思商城合作，将差标管控下沉至区县维度，2024年上半年，三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但酒店预订消费金额仍同比下降6%。电子会计档案管理平台可以对下沉市场的差旅数据进行详细记录和分析，为企业进一步优化管控策略提供依据。
对于出海业务场景，出海业务增加了企业国际差旅管理需求，企业面临海外差旅资源分散、碎片化信息数据、多平台切换、跨时区出行等难题。合思通过整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等，提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控，支持企业通过差标、星级、淡旺季等维度对国际酒店进行管控，提供聚合用车服务并支持多种方式规避海外用车风险，还提供一站式多语言服务解决方案。合思平台数据显示，国际机票、酒店消费额GMV占比从2023年上半年7.46%增长至2024年上半年的14.65%。电子会计档案管理平台可以对出海业务的差旅数据进行有效的管理和存储，方便企业进行跨国财务分析和决策。
针对线下差旅费用管控场景，依据合思调研数据，企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目，金额占比高达31%，企业对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定真实性，且线下预订的发票金额普遍高于线上预订价。合思易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，员工利用特制二维码，通过银联系统实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档，100%覆盖线上 + 线下的因公消费全场景，也覆盖了国内与国际的支付需求，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。电子会计档案管理平台可以对线下差旅费用的相关凭证和数据进行及时归档和管理，确保财务数据的准确性和完整性。
在数电票时代场景，电子发票、纸质发票与数电票并存，企业在会计凭证管理上若仍过多依赖于传统纸质档案，会增加存储和管理成本，让数电票的关键价值难以发挥，也让差旅管理等合规风险的有效控制成了难题。合思电子会计档案管理平台可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理，充分盘活业财数据价值，赋能企业决策。应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。
在这场从差旅管理革新出发的新篇章中，企业不仅优化了成本结构，更激活了增长潜力，让每一位员工都成为企业成功的共同创造者。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业、全面的服务支持。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。如果您也想让企业在差旅管控和财务管理上更上一层楼，不妨选择合思的解决方案，尤其是其电子会计档案管理平台。现在就点击免费试用，开启企业差旅管控与利润增长的新征程！
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