合思档案：引领企业档案管理数字化转型新风尚

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。相关政策规划显示，到2025年数电票将实现全覆盖。这一趋势让企业财务档案管理面临全新挑战，其信息化建设的短板亟待弥补。数电票有着严格的存档要求，需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合的当下，传统纸质档案管理如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。企业高管们为高昂的纸质档案管理成本和庞大的储存占地问题头疼不已，同时，这些档案数据如同沉睡的宝藏，难以被有效分析利用。财务人员则深陷手动逐一匹配、核对大量档案数据的繁琐工作中，枯燥且低效。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是耗费了大量时间。

传统纸质档案管理不仅有着如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大等显性成本，还有手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据不能有效利用等隐形成本。更为严重的是，其存在较高的合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，但企业在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困境。

面对这些难题，合思档案作为专业的档案管理数字解决方案应运而生。它宛如一把金钥匙，为企业打开了高效、合规档案管理的大门。

多元场景适配，满足企业多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，它就像一个万能连接器，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。无论企业处于何种发展阶段、面临何种档案管理场景，合思档案都能完美适配。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，同时提升90%的检索效率，还能确保100%的管理合规性。通过“四性检测”+“业务检测”，合思档案满足了财务档案管理要求的特殊性，双模检测让归档即合规。它打破了物理空间的限制，让企业人员可以在线自由调阅档案。其预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能让用户自由穿透档案链。此外，合思档案融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，助力企业实现档案合规不打印，为双碳目标的落地贡献力量。

全流程功能覆盖，打造高效档案管理体系

• 多源采集，灵活高效
  合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档，精准高效
  在智能制档环节，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 精细管理，安全可靠
  档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。它支持自定义档案目录分类，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，还支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 广泛应用，价值凸显
  档案应用上，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。它能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，让档案借阅服务过程透明化。

核心亮点闪耀，助力企业高效发展

• 大数据处理，高效精准
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。

• 档案扩展，灵活适配
  其档案扩展解决方案可通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

• 证据链完整，保障合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

• 数电票管理，全流程闭环
  数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

价值全面彰显，惠及多方角色

• 助力高管决策，提升企业效能
  对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它还能提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。

• 解放财务人员，提高工作效率
  对于归档员/财务来说，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

• 方便外部审计，提升沟通效率
  对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。

• 推动企业发展，拉通全链路
  从企业整体来看，合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

典型场景示范，满足多样需求

• 海量单据企业，高效管理典范
  对于年单据量巨大、档案管理复杂的企业，如年单体数据量2.6亿的企业，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。它能自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，它简化了装订流程，能让企业1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。

• 集团型企业，标准统一之选
  对于集团型企业，如世界上最大的重型装备制造商之一，合思档案可实现共享中心统建档案管理系统，实现档案共享，统一原始凭证附件要求，使会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

• 分散管理企业，数据整合专家
  对于档案管理分散、数据未有效整合的企业，如多系统数据互联的企业，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理，实现业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。

• 多系统企业，智能归档先锋
  对于业务系统多、档案管理低效的企业，如中国最大的K12民办教育集团之一，合思档案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装，完成电子票据的合规存档。

成功案例见证，实力有目共睹

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。徐福记合思档案上线后全集团无纸化，实现了在线匹配组装、异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

专业创新领航，凸显市场优势

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。合思档案提供多种特色解决方案，如单套制解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等，满足企业多样化的档案管理需求。它具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案作为专业的档案管理数字解决方案，能显著降本增效，彻底告别传统手工归档，让档案无需打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验高效数字化档案管理，不妨点击免费试用合思档案，开启企业档案管理的全新篇章！