在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的大势所趋。自 2021 年 12 月 1 日起，国家税务总局开展数电票试点，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。然而，企业在这场转型中并非一帆风顺，面临着诸多挑战。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在这场转型中脱颖而出，助力企业挖出更多净利润。下面，我们通过一个知名头部数字阅读品牌客户的案例，来深入了解合思在报销管理及财务数智化转型方面的卓越能力。
客户困境：报销管理痛点丛生
该知名头部数字阅读品牌企业在发展过程中，财务数字化方面的问题逐渐凸显，报销管理更是面临重重困境。
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在报销管理中，由于数据的分散，很难对费用进行精准的把控和预测，使得企业的财务管理陷入混乱。
每个财务月，该企业均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在报销管理环节，大量的纸质凭证处理不仅耗费时间和精力，还容易出现错误，影响报销的效率和准确性。
全业务数据都需要打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求，报销管理的复杂性和难度进一步增加。
合思方案：革新报销管理模式
针对该客户在报销管理及财务数字化方面的困境，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
这个方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务的准确性，让企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在报销管理上，通过业财平台的建设，实现了业务数据与财务数据的无缝对接，避免了数据的分散和不一致，提高了报销管理的准确性和可靠性。
同时，该方案还显著提升了财务的及时性。结账时间从原来的 T + 15 提升到了 T + 7，年底预计能达到 T + 5。在报销管理流程中，及时的结账能够让企业更快地了解财务状况，做出合理的决策，提高了企业的运营效率。
显著成果：报销管理质的飞跃
合思的解决方案为该客户在报销管理等方面带来了多方面的显著成果。
– 增效：报销管理高效运转
实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。在以往的报销管理中，付款进度的查询和沟通是一项繁琐的工作，现在通过合思的解决方案，财务人员可以随时了解付款情况，大大提高了工作效率。
提升档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。在报销管理的档案整理环节，以往需要大量的人力和时间进行分类和整理，现在这些工作都可以通过系统自动完成，节省了大量的资源。
形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在报销管理中，档案的调阅和查找是经常需要面对的问题，现在数字化的档案室让这些工作变得更加便捷和高效。
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降本：报销管理成本优化
减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额情况。在报销管理中，差旅费用的控制一直是企业关注的重点，合思的解决方案通过对费用的实时监控和预警，避免了不必要的费用支出，优化了预算管理。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。在传统的报销管理模式下，大量的手工操作不仅效率低下，还容易出现错误，现在通过系统的自动化处理，节省了大量的人力成本。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。在报销管理的各个环节，纸张的使用一直是一项不小的开支，现在无纸化的处理方式让企业在这方面的成本大幅降低。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在以往的报销管理中，大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，现在数字化的档案管理方式让企业不再需要为档案存储问题而烦恼。 -
合规：报销管理严格规范
发票 OCR 识别验真，有效保障了企业费用合规。在报销管理中，发票的真实性和合规性是至关重要的，合思的解决方案通过先进的技术手段，确保了发票的合法性，避免了企业的税务风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在报销管理的审批环节，清晰的流转路径让每一个审批步骤都透明可查，同时也方便了对员工借款和核销的管理，避免了资金的滥用。
保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在报销管理的档案存储方面，合思的解决方案采用了先进的技术，确保了档案的安全性和完整性，符合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。 -
先进：报销管理全面升级
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。在传统的报销管理模式下，员工需要先垫资再报销，这给员工带来了很大的不便，现在合思的解决方案让员工摆脱了这种困扰，提高了员工的满意度。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在报销管理中，数字化的方式让费用管理更加便捷和高效，同时也体现了企业对员工的关怀，提高了企业的管理水平。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。在报销管理的档案管理方面，合思的解决方案响应了国家的环保政策，减少了对环境的影响，实现了企业的可持续发展。
实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在报销管理的整个流程中，合思的解决方案让每一个环节都实现了数字化，提高了企业的整体运营效率。
合思价值：引领报销管理未来
合思秉承以客户为中心的服务理念，通过其财务收支管理平台，已助力众多企业在报销管理及财务数字化转型中实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，还提供免费试用、灵活定价模式等服务。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业应抓住机遇，与合思合作，积极推进财务数字化转型，尤其是在报销管理方面实现质的飞跃，从而实现更好的发展。如果您也想体验合思在报销管理及财务数智化方面的卓越能力，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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